Pengelolaan arsip elektronik surat keluar di sekretariat kongregasi misi provinsi Indonesia

Laporan Tugas Akhir ini dibuat untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip elektronik surat keluar khususnya surat keputusan di Sekretariat Kongregasi Misi Provinsi Indonesia. Laporan Tugas Akhir ini berisi pembahasan mengenai pengelolaan arsip elektronik mulai dari pembuatan dan penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan, pemeliharaan, serta penindaklanjutan. Ada pula pembahasan mengenai kendala dalam pengelolaan arsip elektronik di Sekretariat Kongregasi Misi Provinsi Indonesia. Pembahasan tersebut merupakan hasil dari pengamatan penulis saat melakukan Praktik Kerja Lapangan di Sekretariat Kongregasi Misi Provinsi Indonesia selama tiga bulan. Pembuatan arsip elektronik surat keputusan di Kongregasi Misi Provinsi Indonesia umumnya menggunakan Microsoft Word, penyimpanannya menggunakan sistem subjek berdasarkan masalah yang umum terjadi. Pendistribusian arsip elektronik menggunakan E-mail dan WhatsApp. Untuk pemeliharaannya, arsip elektronik surat keputusan selalu dicadangkan ke dalam hard disk eksternal rutin seminggu sekali. Hingga sekarang belum ada kegiatan pemusnahan untuk menindaklanjuti arsip elektronik surat keputusan di Sekretariat Kongregasi Misi Provinsi Indonesia. Kendala yang dihadapi institusi dalam mengelola arsip elektronik tersebut yakni tidak adanya daftar klasifikasi arsip elektronik dan orang yang khusus menangani pengelolaan arsip elektronik. Penulis menyarankan ada baiknya jika dibuat daftar klasifikasi arsip elektronik dan ada orang khusus yang dapat menangani pengelolaan arsip elektronik termasuk surat keputusan di Sekretariat Kongregasi Misi Provinsi Indonesia