Consultoría para la instalación de un sistema de facturación en empresa de distribución de equipos de impresión.

En la presente investigación, se realiza la consultoría a una entidad dedicada a la distribución y importación de equipos de impresión especializados, insumos y soporte técnico, con ventas anuales que rondan los quinientos mil dólares (US$500,000.00). La empresa de servicio con operaciones a nivel nacional que cuenta con dieciséis colaboradores entre personal técnico y administrativo, definida como pequeña empresa dedicada a proveer soluciones de impresión adecuadas a la necesidad del mercado en compañías, entidades e instituciones que van desde micro a grandes empresas, con treinta y dos años de experiencia reflejada en la calidad de sus productos y servicios. La problemática se ha identificado por medio de indicadores que han mostrado un incremento en costos centralizados en el proceso de elaboración y entrega de documentos fiscales. Entre los factores que hacen visible la situación, se encuentra los frecuentes errores en la impresión, generando incrementos en los costos con referencia a la ejecución de los procesos de reimpresión de los formatos dañados. El sistema de facturación que se utiliza en la actualidad, está elaborado en un lenguaje de programación obsoleto, con interface que no coincide con las nuevas tecnologías, haciendo que el uso del mismo no sea amigable con el usuario, y a raíz de ello incomodidad para el trabajador Con el avance tecnológico, la obsolescencia y la necesidad de optimización de los procesos, el efecto en cadena trae consecuencias de índole financiero planteado de la siguiente manera “¿Sera posible disminuir los costos que presenta la empresa en su proceso de facturación, por medio de la instalación de una aplicación sistematizada?”. El análisis tecnológico y de proceso desarrollado con investigación apoyada en métodos deductivos, inductivos y descriptivos para recopilar la información. Con el problema planteado de manera explicativa pretende analizar las causas, efectos en el proceso, en la operación de impresión de documentos fiscales y su efecto en las actividades de la empresa. El desarrollo de contexto e interacciones de la investigación son reflejadas en la correlación de los factores de estudio, permitiendo identificar las causas u origen de la problemática. Los tipos de investigación se aplican a poblaciones definidas, estas se desglosan en: personas, equipos, procesos, materiales y financieros. Con el resultado del diagnóstico y aplicando metodologías, auxiliados de instrumentos y observación directa para la recolección de información presentada en el diagnóstico de la situación actual. Entre las repercusiones que genera el proceso actual de facturación y el sistema utilizado, está la demora de recuperación de cartera a tiempo y la imagen de la empresa, en su primera etapa, el costo extra que está percibiendo la empresa, se eleva en ciento cuarenta y cinco dólares mensuales (US$145.00), con un recargo de hasta dieciséis horas de trabajo. Con actualización tecnológica junto al replanteamiento de procesos se pretende reducir el costo y optimizar la gestión de cobros produciendo un ahorro a mediano plazo para la organización. Tomando en cuenta propuestas de actualización de software con una inversión inicial de novecientos veinticinco dólares exactos (US$925.00) que es evaluada para calificar su viabilidad. Para la restructuración del proceso propuesto con metodologías de “Gestión de Procesos de Negocio” (Business Process Management o B.P.M.) 1 , proporciona la guía para el desarrollo de las actividades e interacciones entre los involucrados, elimina cuellos de botella o efectos de retraso, permitiendo la actualización constante del mismo, además de documentar por medio de manuales y diagramas de proceso incluidos en esta investigación. Con dos propuestas de actualización de software provistas para el ERP JSOFT y otra para el sistema SQUID y utilizando evaluaciones financieras para el retorno, la TIR para la propuesta de JSOFT es de 9.96%, mientras SQUID es de 4.49%, en el caso del valor actual neto, es de treinta y nueve 01/100 versus un valor negativo de ciento dieciséis 97/100 respectivamente. Sumado a la actualización de procesos, cambios en los insumos los costos recurrentes se reducen de seiscientos diecisiete 56/100 a doscientos dieciocho 65/100, el replanteamiento del proceso implica la actualización tecnológica para reducir no solo el factor del costo, si no también afirmar la confianza del cliente. Basado en la evidencia surgida a través de la Consultoría, se propone una actualización tecnológica en conjunto con una redefinición de los procesos que se acomoden de mejora manera al personal. La elección del sistema debe ir acorde con los resultados de las evaluaciones de proyecto