UX designers roll i offentliga upphandlingar : The role of UX designers in public procurements

För att nå framgångsrika offentliga upphandlingar inom exempelvis IT är det viktigt att förbereda upphandlingsprocessen genom att planera resurser, kartlägga och analysera behov, marknad och risker (Upphandlingsmyndigheten, u.å.). En litteraturstudie på området visar att UX designers roll i upphandlingsprocesser är otydligt beskriven. Istället har fokus traditionellt sett handlat om användbarhet inom it-produkter, och ansvariga för användarcentrerade designansatser har systemleverantören varit. Lite eller inget ansvar för användarnas behov har legat på den offentliga organisationen. Men litteraturen visar även att upphandlaren bör vara aktiv genom en användarcentrerad designprocess både i kravställningen och genom hela projektet för att nå lyckade offentliga upphandlingar. För att undersöka hur UX designers arbetar i offentliga upphandlingsprocesser idag har följande frågeställningar besvarats: 1. Vilken roll och vilket inflytande har UX designers på upphandlingsprocessen i offentliga upphandlingar idag? 2. Vad karaktäriserar UX designers arbete på anbudsgivarsidan respektive anbudstagarsidan i upphandlingsprocessen för offentliga organisationer? Resultatet från en intervjustudie och en dokumentgranskning visar att UX designers har en tydlig roll på båda sidor om upphandlingsförfarandet. Inflytandet på upphandlingssidan var stort men begränsat till val av lösningsförslag på anbudstagarsidan. Att se över arbetsprocesser i grunden, se till användarnas behov, kravställa efter funktion och behov istället för tekniska krav och vikten av tydlig kommunikation var det som karaktäriserade UXdesigners arbete på båda sidor om upphandlingsprocessen. To reach successful public procurements in the IT area it’s important to prepare the procurement process by planning resources, to map out and analyze needs, markets and risks (Upphandlingsmyndigheten, u.å.). A study of the literature in the area shows that the role of the UX designer is vaguely described. Instead the focus has traditionally been on usability in IT products and those responsible for user-centered design approaches have been the system suppliers. Some or none of the responsibility for the user needs has belonged to the public organization. But the literature also shows that the procurer needs to be active through a user-centered design process both in the requirements phase and throughout the entire project to reach successful public procurements. To explore how UX designers work in public procurement processes today the following framing of questions have been answered: ● What role and what kind of impact have UX designers on the procurement process inpublic procurements today? ● What characterizes the work of UX designers on the procurer’s side respectively the tenderer's side in the procurement process for public organizations? The results of an interview study and a document review shows that UX designers have a clear role on both sides of the procurement procedure. The impact on the procurer side was great but limited to the choice of solution proposals on the tenderer side. Fundamentally reviewing work processes, looking after the needs of the users, setting requirements according to function and needs instead of technical requirements and the importance of clear communication were what characterized the work of UX designers on both sides of the procurement process.