Expectations on SSBI – end users’ perspective : Identifying end-users expectations on SSBI

I dagens konkurrensutsatta miljö där organisationer verkar i, behöver organisationer fatta databaserade beslut snarare än beslut baserat på magkänsla. Detta med syfte att ta rätt beslut, vid rätt tillfälle. Tidigare har Business Intelligence mestadels nyttjas av beslutsfattare på den strategiska nivån, men i takt med att fler personer inom organisationerna behöver ha beslutsunderlag när de fattar beslut, har ett behov av rapporter och dataanalys också genererats på den operativa nivån. Exempelvis behöver operativa avdelningar snabbt tillgång till tillförlitlig information när de skall ta fram idéförslag till ledningsgrupper. Detta ökade behov av BI har således skapat ett ökat tryck på IT-avdelningen vilket resulterat i att deras arbetsbörda eskalerats. En lösning på detta är Self-Service Business Intelligence (SSBI) vilket i praktiken innebär att vanliga användare, så kallade casual users, får tillgång till SSBI-verktyg med direkt koppling till en eller flera datakällor så att de själva kan skapa egna rapporter och analyser. Ett syfte med SSBI är således att förbättra informationstillgängligheten inom företaget så att fler användare kan nyttja data för att kunna ta databaserade beslut. Beträffande hur SSBI kan förbättra nuvarande informationstillgänglighet utifrån slutanvändarnas förväntningar visar studien på att casual users och power users anser att SSBI kan förbättra informationstillgängligheten. Genom att använda SSBI innehållandes en förenklad datamodell kan ett databaserat arbetssätt appliceras, resurser i form av tid kan besparas samt en hög nivå av transparens kan uppnås. Emellertid, för att kunna uppnå en förbättrad informationstillgänglighet behöver slutanvändarnas förväntningar på vad SSBI kan tillhandahålla, hanteras. Detta bör göras genom att involvera slutanvändare tidigt i de projekt som arbetar med att ta fram en SSBI-lösning samt arbeta med strategier för att säkerställa att förväntningarna på SSBI-lösningen motsvarar de behov slutanvändarna har. Frågeställningen har besvarats genom en fallstudie innehållandes två fall. Fem semistrukturerade intervjuer har genomförts med två olika användargrupper, casual users och power users. Casual users motsvarar det ena fallet och är slutanvändare från ett företag, power users motsvarar det andra fallet och är slutanvändare från ett annatföretag. Samtliga respondenter och företag är anonyma i studien. In today's competitive environment in which organizations operate, organizations need to make computerized decisions rather than decisions based on gut feeling. This with the aim of making the right decision, at the right time. In the past, business intelligence has mostly been used by decision-makers at the strategic level, but as more people within the organizations need to have a decision basis when they make decisions, a need for reports and data analysis has also been arisen at the operational level. For example, operational departments need quick access to reliable information when developing idea suggestions for senior management teams. This increased need for BI has thus created increased pressure on the IT department, which has resulted in their workload being escalated. One solution to this is self-service business intelligence (SSBI), which in practice means that ordinary users, so-called casual users, have access to SSBI tools with a direct connection to one or more data sources so that they can create their own reports and make analyses. One purpose of SSBI is to improve the availability of information within the company so that more users can use data to be able to make fact-based decisions. Regarding how SSBI can improve current information availability based on end users' expectations, the study shows that casual users and power users believe that SSBI can improve information availability. By using SSBI containing a simplified data model, a data-driven working approach can be applied, resources in terms of time can be saved and a high level of transparency can be achieved. However, to achieve improved information availability, end users' expectations of what SSBI can provide need to be managed. This should be done by involving end users early in projects that is responsible for developing a SSBI-solution as well as working with strategies to ensure that the expectations of the SSBI solution correspond to what the end users want. The research question has been answered through a case study containing two cases. Five semi-structured interviews were conducted with two different user groups, casual users and power users. Casual users correspond to one case and are end users from one company, power users correspond to the other case and are end users from the other company. All respondents and companies are anonymous in the study