La stima dei costi di progetto nelle aziende che producono su commessa: il caso Alfa S.p.A.

La realizzazione di progetti su commessa ha acquisito un certo grado di popolarità nel corso degli ultimi decenni, in particolare per i vantaggi che consente di ottenere, sia in termini operativi che economici. In primis, possedere in portafoglio progetti già formalizzati, mitiga tutti quei rischi che invece emergono nella produzione per il magazzino (come non vendere i prodotti in stock e dunque non essere in grado di recuperare i costi già sostenuti), attutisce la nascita di divergenze di ogni tipo e consente di ricevere delle anticipazioni sul prezzo concordato in sede di accettazione dell’offerta (tramite avanzamenti temporali prestabiliti, cosiddetti stato avanzamento lavori, SAL) che riducono notevolmente il fabbisogno finanziario dell’impresa esecutrice della commessa. La produzione su commessa si caratterizza per la realizzazione di prodotti unici, dall’elevato costo di produzione e dalle lunghe tempistiche di esecuzione (per i quali non vi erano altre modalità realizzative, come la costruzione di una nave da crociera od un aereo) per proliferare fino a prodotti parzialmente standardizzati, di modesto costo unitario ed eseguibili in tempi più brevi. Questa tipologia produttiva risulta adatta all’implementazione di un sistema di controllo di gestione, per la necessità di stimare i costi che si sosterranno durante l’esecuzione del progetto: altresì, sarebbe inopportuno non utilizzare i dati preventivi per eseguire un controllo dei costi a consuntivo, al fine di esaminare gli scostamenti emersi, dal punto di vista operativo ed economico-reddituale. Grazie a questi strumenti, è possibile affiancare alle previsioni ed ai controlli di natura prettamente tecnico-temporale anche quelli di tipo economico-finanziario, e ponderare una serie di variabili qualitative inerenti al capitale umano, alle risorse intangibili ed ai rapporti con l’ambiente esterno, che aiuteranno a formare un’analisi completa dell’impresa e delle proprie prospettive. Con il presente elaborato si vuole fornire alle imprese che producono su commessa strumenti adeguati a stimare i costi di progetto, e si rivelerà un’interconnessione fra le tematiche del controllo di gestione e quelle del project management. Il primo capitolo introdurrà la produzione su commessa a livello generale, evidenziando dapprima le caratteristiche e le differenze principali con la produzione di serie. Successivamente verrà presentato il controllo di gestione, e nello specifico verranno analizzate le sue componenti con riferimento alle aziende che operano su commessa. Tra questi, saranno illustrati i diversi tipi di preventivo, il consuntivo di commessa, lo stato avanzamento lavori e l’analisi degli scostamenti. Project management e Cost management saranno poi il fulcro del secondo capitolo, e dopo aver mostrato alcuni strumenti come la Work Breakdown Structure ed il diagramma di GANTT, saranno trattate nello specifico alcune tecniche di analisi, gestione e stima dei costi di commessa, tra cui l’Earned Value Analysis. Infine, il terzo capitolo riporterà il caso della Alfa S.p.A., operante nel settore del contract civile e navale, specializzata nella fornitura di arredamento “chiavi in mano” di navi da crociera e superyacht. Verrà illustrata nel dettaglio una specifica commessa che la società possiede nel portafoglio, partendo dalle fasi iniziali d’offerta arrivando al preconsuntivo ed al calcolo della marginalità a tendere, sottolineando l’importanza non solo dei ricavi effettivi ma anche della gestione dei costi di progetto. Si cercherà di proporre delle soluzioni per gestire le attuali criticità che l’azienda sta affrontando a seguito del recente aumento esponenziale del costo dei materiali e della fornitura, che hanno provocato una riduzione notevole della marginalità di tutte le commesse in portafoglio. The realization of projects to order has acquired a certain degree of popularity over the last few decades, in particular for the advantages it allows to obtain, both in operational and economic terms. First of all, having already formalized projects in the portfolio, mitigates all those risks that instead arise in production for the warehouse (such as not selling products in stock and therefore not being able to recover the costs already incurred), mitigates the emergence of divergences of any type and allows you to receive advances on the price agreed upon when accepting the offer (through pre-established time advances, so-called work progress status, SAL) which considerably reduce the financial needs of the contractor. The production to order is characterized by the creation of unique products, by the high production cost and by the long execution times (for which there were no other realization methods, such as the construction of a cruise ship or an airplane) to proliferate up to partially standardized products, of modest unit cost and executable in a shorter time. This type of production is suitable for the implementation of a management control system, due to the need to estimate the costs that will be incurred during the execution of the project: it would also be inappropriate not to use the estimates data to perform a final cost control, in order to examine the differences that have emerged, from an operational and economic-income point of view. Thanks to these tools, it is possible to combine forecasts and controls of a purely technical-temporal nature with those of an economic-financial nature, and to weigh a series of qualitative variables inherent to human capital, intangible resources and relations with the external environment, which will help form a comprehensive analysis of the business and its prospects. With this paper we want to provide companies that produce to order tools suitable for estimating project costs, and it will prove an interconnection between the issues of management control and those of project management. The first chapter will introduce the production to order on a general level, first highlighting the main characteristics and differences with the series production. Subsequently, the management control will be presented, and specifically its components will be analyzed with reference to companies that operate on order. Among these, the different types of estimates, the final order report, the progress of the work and the analysis of deviations will be illustrated. Project management and Cost management will then be the focus of the second chapter, and after having shown some tools such as the Work Breakdown Structure and the GANTT diagram, some techniques of analysis, management and estimation of contract costs will be dealt with specifically, including Earned Value Analysis. Finally, the third chapter will report the case of Alfa S.p.A., operating in the civil and naval contract sector, specialized in the supply of “turnkey” furniture for cruise ships and superyachts. A specific order that the company holds in its portfolio will be illustrated in detail, starting from the initial stages of the offer, arriving at the preliminary balance and the calculation of the marginality to tend, emphasizing the importance not only of actual revenues but also of the management of project costs. We will try to propose solutions to manage the current critical issues that the company is facing following the recent exponential increase in the cost of materials and supplies, which have resulted in a significant reduction in the margins of all orders in the portfolio