Case study regarding risk minimization strategies during rollout of ERP-systems

ERP-system kan vara väldigt komplexa att implementera i organisationer. Det är en utmaning som funnits med sedan lång tid tillbaka, där ERP-implementeringar misslyckas delvis på grund av bristande strategier. Teknologin utvecklas och därmed måste organisationerna hänga med i den utvecklingen när det gäller system. Alla organisationer är annorlunda och kräver därför olika lösningar. Detta kan medföra risker och problem under processens gång för att nå ett lyckat resultat. I denna studie undersöks det vilka strategier som är användbara under planeringsfasen för att minimera risker vid utrullning av ett globalt ERP-system. Syftet är att utvärdera strategier och risker i planeringsfasen där det är bristande tidigare forskning. Det anses inte som den viktigaste delen vid systembyten men är en betydande faktor för ett lyckat resultat. Fallstudien lägger fokus på ett globalt projekt där förberedelsefasen av en ERP-utrullning pågår. Datainsamlingen består av dokument från organisationen samt intervjuer av fyra olika nyckel-personer inom projektet. Slutsatsen i uppsatsen påvisar att det är avgörande att tidigt i projektet definiera strategin över strukturerade processer för att hantera risker. Två strategier som anses avgörande för att ett projekt ska bli lyckat är kommunikation och toppledningsstöd. Toppledningsstödet är väldigt viktigt i ett globalt projekt, men det medför även risker inom kommunikation och detaljplanering om det inte appliceras korrekt.ERP systems can be very complex to implement in organizations. This is a challenge that has existed for a long time, where ERP implementations fail to a large extent, partly due to a lack of strategies. Technology is evolving, and thus organizations must keep up with that development when it comes to systems. All organizations are different and therefore require different solutions. This can entail risks and problems during the process to achieve a successful result. This study examines which strategies are useful during the planning phase to minimize risks when rolling out a global ERP system. The purpose is to evaluate strategies and risks in the planning phase where there is a lack of previous research. It is not considered the most important part of system changes but is a very important factor for a successful result. The case study focuses on a global project where the preparation phase of an ERP rollout is in progress. The data collection consists of documents from the organization as well as interviews with four different key persons within the project. The conclusion of the thesis shows that it is crucial to define the strategy of structured processes for managing risks early in the project