Sisäisen viestinnän kehittäminen Microsoft Teams -sovelluksen avulla

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää sisäisen viestinnän merkitystä organisaatiossa ja tutkia miten sisäistä viestintää voisi kehittää. Toimeksiantajana oli Rauman Satama Oy. Sisäinen viestintä on organisaation voimavara, joka vaatii suunnitelmallisuutta onnistuakseen. Sillä on suuri merkitys johtamiseen ja sen onnistumiseen. Onnistunut sisäinen viestintä sitouttaa työntekijät ja lisää työhyvinvointia. Rauman satama Oy halusi kehittää sisäistä viestintää uudistamalla sisäisen intrajärjestelmänsä. Microsoft Teams oli vaihtoehdoista sopivin, sillä yritys käytti Teams-sovellusta jo ennestäänkin palaverien muodossa. Järjestelmä oli käytössä yrityksen hallinnon puolella palaverikäytännöissä, mutta muille organisaatiossa työskenteleville sovellus oli uusi. Opinnäytetyöni on toiminnallinen opinnäytetyö, jossa luotiin Teams-sovellusta käyttäen sisäinen intrajärjestelmä Rauman Satama Oy:lle. Työssäni olen tehnyt kyselyn käyttäen Teamsin Forms-sovellusta ja jakanut tämän koko organisaatiolle. Kyselyn avulla pyrittiin selvittämään, onko Teams-sovellus toimiva ratkaisu yrityksen sisäiseen viestintään, onko Teamsin käytössä kehitettävää tai parannettavaa ja onko sisäinen viestintä parantunut Teamsin käyttöönoton myötä. Kyselyn vastausten perusteella tuli esille kehitysehdotuksia, joita yritys voi myöhemmin hyödyntää kehittäessään Teams-sovelluksen käyttöä. Todettiin, että Teams sovellus sisäisenä intrana vaatii vielä lisäkoulutusta. Lisäksi intran rakennetta tullaan kehittämään ja tekemään muutoksia, jotta dokumentit olisivat helpommin löydettävissä. Vastausten perusteella sisäisen viestinnän koetaan parantuneen, sillä kaikki saavat Teamsin välityksellä ajankohtaiset asiat reaaliaikaisesti