Ostolaskuprosessien kartoittaminen – tiliöintityön ja asiatarkastuskierron tehostamismahdollisuudet taidemuseo-organisaatiossa

Tämän opinnäytetyön tarkoitus on kartoittaa kansainvälisen taidemuseo-organisaation hankinnasta maksuun -prosessien nykytilannetta ja tutkia potentiaalisia keinoja siihen sisältyvän tarkemmin rajatun ostolaskuprosessin tehostamiseksi. Vielä tarkemmin työssä keskitytään tiliöintityöhön, asiatarkastuskiertoon ja neljän valikoituneen palvelutoimittajan laskutapauksiin. Työn toimeksiantaja on Kansallisgallerian talousosasto. Tutkimus toteutettiin asiantuntijahaastatteluina, jotka nauhoitettiin ja litteroitiin, prosessien visuaalisina mallintamisina kaaviomuotoon ja laskelmina. Näin ollen tässä toiminnallisessa opinnäytetyössä on sekä kvalitatiivisen, että kvantitatiivisen työn piirteitä. Kohdeorganisaation talouspäällikkö voi hyödyntää työn lopputulosta osastonsa toiminnan ohjauksessa. Työ pyrkii yksinkertaistetusti selvittämään miten ostolaskuprosesseja olisi mahdollista tehostaa, nopeuttaa tai yksinkertaistaa. Jotta tähän päästäisiin, täytyy ensin kartoittaa millaisia Kansallisgallerian ostolaskuprosessit ovat ja kuinka paljon aikaa prosessit osineen vievät. Teoriaosuudessa perehdytään viitekehykseen ja empiriaosuudessa hyödynnetään taloushallinnon järjestelmästä kerättyä dataa. Haastavien ja työläimpien ostolaskutapauksien kulku havainnollistetaan visuaaliseen muotoon prosessikaaviona. Tämän jälkeen pyritään selvittämään ja mallintamaan tavoitetilannetta ja löytämään keinoja tai vaihtoehtoisia toimintamalleja haluttuun lopputulokseen pääsemiseksi. Työssä sivutaan myös prosessien automaatiopotentiaalia