Helsingin kaupungin päihdepalvelujen organisaatiokohtainen kirjaamisohjeistus Apotissa

Laadukas ja luotettava dokumentointi edellyttää yhdenmukaisia kirjaamiskäytänteitä ja kirjaamisohjeita. Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttöönottoon liittyy päätöksentekoa ja toiminnanmuutoksia, joihin kirjaamisohjeet pohjautuvat. Kehittämispohjaisen opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää Helsingin kaupungin päihdehuollon avopalveluille organisaatiokohtaisia kirjaamisohjeita. Opinnäytetyön tarkoituksena oli toteuttaa kirjaamisohjeita eri menetelmin ja jalkauttaa ne Apotti tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmän käyttöä koskien, kahteen rekisteriin kirjaavat työroolit huomioon ottaen. Kirjaamisohjeet laadittiin Apotti tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmän toiminnallisuuksien mukaisiksi työnkuluiksi ja niissä huomioitiin dokumentoinnissa tapahtuva toiminnanmuutos sekä organisaatiokohtaiset linjaukset. Opinnäytetyöhön liittyvät kirjaamisohjeiden tekeminen ja niiden jalkauttaminen toteutettiin aikavälillä huhtikuu 2021 ja helmikuu 2022. Kirjaamisohjeet jaettiin päihdepalvelujen työntekijöille kirjallisena ja käsiteltiin erilaisissa koulutuksellisissa tilaisuuksissa ja työyhteisökokouksissa pääasiassa videovälitteisesti. Keräsin maaliskuussa 2022 palautetta kirjaamisohjeita ja niiden jalkauttamista koskien, johon vastasi 11 Apotti-tukihenkilöä. Keskeisiä huomioita kirjaamisohjeita koskien on niiden merkitys yhdenmukaisen ja laadukkaan kirjaamisen varmistamisessa sekä perustana luotettavien tilastojen saamisessa. Kirjaamisohjeiden tulee olla selkeitä ja ne tulee olla helposti saatavilla. Kirjaamisohjeiden päivittäminen ja ajantasaisuus edellyttävät, että niiden ylläpitämiseen on nimetty vastuuhenkilöitä ja muutoksista tiedotetaan sovittua tiedotuskanavaa käyttäen