Ostolaskuprosessin kehittäminen Lean-ajattelua hyödyntämällä

Tämän tutkimuksellisen opinnäytetyön aiheena oli toimeksiantajayrityksen eli SEW Industrial Gears Oy:n ostolaskuprosessin kehittäminen Lean-ajattelua hyödyntämällä. Tavoitteena oli kartoittaa toimeksiantajayrityksen ostolaskuprosessista ongelma- ja kehityskohtia sekä esittää niihin perusteltuja kehittämisehdotuksia Lean-ajattelua hyödyntäen. Ostolaskuprosessin vaiheista pyrittiin löytämään ne tehottomat prosessin osat, pullonkaulat, jotka voitaisiin jatkossa tehdä tehokkaammin erityisesti ostolaskun käsittelyn läpimenoaikaa ja työn mielekkyyttä parantamalla. Työ rajattiin tutkimaan ostolaskuprosessia alkaen ostoehdotus- ja tilausvaiheesta päättyen ostolaskun täsmäytykseen ja jaksotukseen. Tavoitteen näkökulmasta rajaus tehtiin kehittämisehdotuksiin, ei niiden toteutukseen tai toteutuksen seurantaan. Tietoperustassa käsiteltiin taloushallintoa liiketoiminnan osana, sähköistä ostolaskuprosessia sekä ketterää prosessinkehitystä. Näissä luvuissa syvennytään tarkemmin digitaaliseen ja älykkääseen taloushallintoon, sähköisen ostolaskuprosessin eri vaiheisiin sekä prosessien kehittämiseen ja Lean-ajatteluun. Opinnäytetyön tutkimusstrategiana on tutkimuksellinen kehittämistyö ja lähestymistapana käytettiin tapaustutkimusta. Työn toteutus tapahtui kahdessa vaiheessa, kvalitatiivisten menetelmien eli teemahaastatteluiden ja osallistuvan havainnoinnin avulla selvitetyistä ongelma- ja kehityskohdista sekä näiden pohjalta muodostetuista kehittämisehdotuksista ja niiden arvioinnista. Ostolaskuprosessista havaituista ongelma- ja kehityskohdista muodostuu pääluokkatasoinen jako epäyhtenäisiin prosesseihin, Lean-toiminnanohjausjärjestelmän puutteellisiin toimintoihin ja kenttiin sekä hukkaa lisääviin manuaalisiin työvaiheisiin. Ostolaskuprosessia voitaisiin kehittää standardoimalla toimintatapoja ja lisäämällä prosessinomistajien vastuuta, parantamalla Lean-toiminnanohjausjärjestelmän toiminnallisuuksia sekä hyödyntämällä ostolaskuprosessissa älykkään taloushallinnon työkaluja ja automatiikkaa. Kehittämisehdotusten haasteina voidaan nähdä ohjeistuksen jalkauttamisen toimeksiantajayrityksen eri sidosryhmille, yhteneväisten standardien puuttumisen, useat eri ohjelmistot ja toimittajat, nykyisen Lean-toiminnanohjausjärjestelmän toiminnallisuuksien rajoittuneisuuden sekä uusien järjestelmien integroimisen SEW:n nykyisiin järjestelmiin. Työn tärkeimpänä johtopäätöksenä voidaan pitää sitä, että SEW:llä ostolaskuprosessin kehittyminen nykytilanteeseen nähden vaatisi erilaisia prosessinkehittämisen toimenpiteitä ja kehityssuuntia