Ostolaskuprosessin tehostaminen

Taloushallinnon sähköistyminen yleistyy voimakkaasti. Sähköinen taloushallinto tehostaa toimintoja, laskee kustannuksia ja tuottaa reaaliaikaista tietoa. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää miten ostolaskuprosessia voidaan tehostaa. Toimeksiantajana oli kone- ja prosessisuunnittelualan yritys Seaking Oy. Tutkimuksessa kartoitettiin yrityksen ostolaskuprosessin nykytila ja sen ongelmakohdat. Yrityksen nykyinen ostolaskuprosessi on paperinen. Paperinen ostolaskuprosessi on hidas ja virhealtis. Ostolaskuprosessin tavoitetila saavutettiin poistamalla manuaalisia työvaiheta ja muuttamalla toimintatapoja. Tavoitetila esitettiin paranneltuna prosessikuvauksena. Opinnäytetyö tehtiin kvalitatiivisena kehittämistutkimuksena. Tutkimuksessa oli tapaus- ja toimintatutkimuksen piirteitä. Teoreettinen viitekehys koostui taloushallinnosta, sen eri prosesseista ja kehittämisestä sekä ostolaskuprosessista. Tutkimuksessa ostolaskuprosessia tarkasteltiin taloushallinnon näkökulmasta. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin teemahaastattelua ja havainnointia. Havainnointi oli osallistuvaa. Aineisto pelkistettiin ja analysoitiin sisällönanalyysimenetelmällä. Ongelmakohtia tunnistettiin kaikissa nykyisen ostolaskuprosessin vaiheissa. Useissa vaiheissa havaittiin manuaalisia työvaiheita. Manuaaliset työvaiheet ovat hitaita ja niihin liittyy inhimmillisiä tallennus- ja laskuvirheitä. Annetut kehittämisehdotukset liittyivät toimintatapojen uudistamiseen, tiedon jakamiseen ja prosessin sähköistämiseen. Ostolaskuprosessin sähköistämisen myötä voidaan tehostaa toimintaa ja vähentää virheitä