Sisäisen viestinnän kehityssuunnitelma. tapaustutkimus tilitoimistossa

Tiivistelmä Tilitoimiston kasvu sekä toimintaympäristön ja toimintatapojen muutokset olivat johtaneet tilanteeseen, jossa koettiin tarvetta kehittää sisäistä viestintää. Työyhteisön Viestintäsytyke-työpajasta keväällä 2020 saatiin suuntaviivat, mistä osa-alueista kehitystyö aloitetiin. Tilitoimistossa perustettiin 4 hengen viestintätiimi, joka aloitti työnsä sisäisen viestinnän kehityssuunnitelman tekemisestä. Tässä opinnäytetyössä seurattiin kehitysprosessin etenemistä sekä toteutettiin suunnitelman pohjaksi henkilöstölle kohderyhmittäin räätälöidyt strukturoidut kyselyt SurveyMonkey-sovelluksella. Kyselyjen pohjalta toteutettiin myös eri kohderyhmissä tarkentavia haastatteluja. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää mahdollisimman todenmukaisesti, mikä sisäisessä viestinnässä koetaan haastavaksi. Vastausten perusteella oli tavoitteena kehittää viestintäsuunnitelma, joka ohjaa yrityksen sisäistä viestintää yrityksen arvojen mukaisella tavalla. Koska kehityssuunnitelma toimii Lean-filosofian mukaisesti jatkuvan parantamisen mallin mukaan, sen ei ole tarkoitus olla valmis, vaan jatkuvasti kehittyvä prosessi. Tutkimuksen tuloksista ilmeni, että erityisesti hiljattain käyttöönotetun MS Teams- sovelluksen käytännöt osoittautuivat erittäin moninaisiksi. Viestinnän sujuvuuden ja työrauhan yhteensovittaminen näytti edellyttävän yhteisiä sääntöjä. Lisäksi viestintäkanavien nopea lisääntyminen oli synnyttänyt tarpeen viestintäkanavien uudelleenmäärittelylle. Erityisesti tiedonkulun oikea-aikaisuus koettiin tutkimusten mukaan myös ongelmalliseksi. Näiden tulosten perusteella viestintätiimi määritteli viestintäkanavat sekä laati niihin käytänteet ja pelisäännöt. Viestintäsuunnitelmaan määriteltiin myös seuraavat vaiheet ja mittarit, joiden perusteella viestintää edelleen kehitetään jatkuvan parantamisen mallin mukaisesti