TA : Pengendalian Surat Keluar Berbasis Google Application pada Dinas Sosial Kota Surabaya

Pengendalian surat keluar merupakan salah satu aktivitas pada Dinas Sosial Kota Surabaya yang dikelola oleh sekretariat. Sekretariat bertanggung jawab terhadap pengumpulan data surat keluar di semua bidang dinas sosial. Pengendalian surat keluar yang selama ini dilakukan dalam Dinas Sosial Kota Surabaya masih menggunakan permintaan nomor surat keluar yang tercatat pada lembar daftar pengendali surat keluar. Data nomor surat keluar membutuhkan waktu cukup lama untuk menentukan dari jumlah sedikit dan banyaknya nomor surat keluar sesuai dan berbasis permintaan dari bagian yang ada. Pengumpulan data nomor surat dilakukan dengan 2 proses, sehingga pencatatan daftar pengendali surat keluar tergantung pada kebutuhan setiap bidang. Jika membutuhkan beberapa nomor surat keluar, sekretariat akan mencatatnya. Jika bidang dinas sosial membutuhkan jumlah nomor surat banyak, sekretariat menyediakan lembar daftar pengendali surat keluar untuk ditulis oleh bidang tersebut. Tujuan dari karya tulis ilmiah ini adalah penggunaan aplikasi google untuk pengendalian surat keluar. Solusi yang diberikan dengan menggunakan utilitas aplikasi google yang terdiri dari Google Spreadsheet, Google Document, Google Drive dan Application Script. Ada 3 langkah untuk melakukan pengendalian surat keluar. Langkah pertama, sekretariat membuat isi daftar pengendali surat keluar di google spreadsheet, dan membuat template surat keluar di google doc. Langkah kedua, sekretariat mengisi nomor surat terakhir pada dashboard kolom “No. Terakhir”. Langkah terakhir, sekretariat menyiapkan tautan spreadsheet pengendalian pada semua bidang dinas sosial. Melalui langkah tersebut, sekretariat tidak perlu menyiapkan aplikasi spreadsheet setiap hari. Hasilnya aplikasi spreadsheet dan template surat dapat digunakan secara kolaboratif, efisien dan efektif sehingga data surat keluar akan tersimpan otomatis pada google drive