LKP : Pemanfaatan Aplikasi Google dalam Pengendalian Surat Keluar pada Dinas Sosial Kota Surabaya

Laporan workshop ini dilatarbelakangi oleh permasalahan admin dalam pengendalian surat keluar. Pengendalian surat keluar merupakan salah satu tugas Dinas Sosial Kota Surabaya yang dikelola oleh sekretariat. Sekretariat bertanggung jawab atas pengumpulan data surat keluar di semua bidang dinas sosial. Pengendalian surat keluar di Dinas Sosial Kota Surabaya masih dilakukan secara manual dalam kegiatan permintaan nomor surat keluar yang tercatat pada lembar daftar pengendali surat keluar. Pengumpulan data nomor surat keluar membutuhkan waktu cukup lama untuk menentukan dari jumlah sedikit dan banyaknya nomor surat keluar sesuai permintaan bidang dinas sosial. Pengumpulan data nomor surat dilakukan dengan 2 proses, sehingga pencatatan daftar pengendali surat keluar tergantung pada kebutuhan setiap bidang. Jika membutuhkan beberapa nomor surat keluar, sekretariat akan mencatatnya. Jika bidang dinas sosial membutuhkan jumlah nomor surat banyak, sekretariat menyediakan lembar daftar pengendali surat keluar untuk ditulis oleh bidang tersebut. Tujuan dari laporan workshop adalah memanfaatkan aplikasi google dalam pengendalian surat keluar. Solusi yang diberikan dengan menggunakan utilitas aplikasi google yang terdiri dari Google yaitu Google Spreadsheet, Google Document, Google Drive dan Application Script. Ada 3 langkah untuk melakukan pengendalian surat keluar. Langkah pertama, sekretariat membuat isi daftar pengendali surat keluar di google spreadsheet, dan membuat template surat keluar di google doc. Langkah kedua, sekretariat mengisi nomor surat terakhir pada dashboard kolom ‘No. Terakhir’. Langkah terakhir, sekretariat menyiapkan tautan spreadsheet pengendalian pada semua bidang dinas sosial. Melalui langkah tersebut, sekretariat tidak perlu menyiapkan aplikasi spreadsheet setiap hari. Hasilnya aplikasi spreadsheet dan template surat dapat digunakan secara kolaboratif, efisien dan efektif sehingga data surat keluar akan tersimpan otomatis pada google drive