PENGEMBANGAN APLIKASI E-OFFICE LPMP D.I. YOGYAKARTA

Pengembangan Aplikasi E-Office menjadi salah satu perwujudan dari transformasi proses administrasi yang berbasis manual ke proses administrasi berbasis elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. LPMP D.I. Yogyakarta selaku Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan pada awalnya pengelolaan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan administrasi perkantoran secara manual sehingga membutuhkan persediaan alat tulis kantor yang cukup banyak, terutama penggunaan kertas, sehingga banyak biaya yang harus dikeluarkan. Sistem manual ini juga membutuhkan waktu dan tenaga dalam proses pendistribusian dan pencarian dokumen surat. Selain itu pula membutuhkan banyak ruangan tempat penyimpanannya. Dalam membangun sistem ini, penulis menggunakan metode Object Orientet Programming (OOP), yang merupakan metode pengembangan perangkat lunak yang melihat setiap komponen sebagai sebuah objek. Penanganan utama yang dilakukan meliputi proses surat masuk dan surat keluar. Aplikasi E-Office ini dibuat dengan bahasa pemrograman berbasis web PHP dengan framework Codeigniter dan MySQL sebagai database. Sistem Aplikasi E-Office yang dibangun mampu memproses dokumen surat fisik menjadi file digital, memproses disposisi surat masuk beserta pendistribusian dilakukan secara elektronik, memonitor perjalanan dokumen surat masuk melalui tracking surat berikut terdapat notifikasi sms dan email sampai dengan pelaksanaan dan tindak lanjut di jabatan staff . Aplikasi ini dapat mengelola dokumen surat keluar serta memberikan informasi proses perjalanan dokumen surat keluar dari mulai dibuat sampai dengan akhir proses persetujuan kepala. Selain itu pula mampu memberikan alat bantu komunikasi langsung sesama pegawai melalui chating dan pesan memo. Terdapat daftar agenda kegiatan, informasi singkat dan alamat instansi eksternal