Archival finding aids and online information systems

Uz zaštitu i čuvanje arhivskoga gradiva, izrada obavijesnih pomagala predstavlja jednu od glavnih zadaća arhiva. Izrada arhivskih obavijesnih pomagala središnji su i nezaobilazni dio aktivnosti svakog arhiva te se u ovom diplomskom radu obrađuju njihova priroda, vrste i namjena. Postoje razne vrste arhivskih obavijesnih pomagala: pregledi, vodiči, inventari, baze podataka, informacijski sustavi, itd. U radu se navode primjeri za svaku vrstu, arhivsko gradivo koje predstavljaju i u koju se svrhu koriste. Također, analiziraju se i norme za opise koje se koriste u arhivskoj zajednici. Fokus rada stavljen je na mrežno dostupna obavijesna pomagala, tj. nacionalne arhivske sustave. Istražuje se i analizira nekoliko stranih primjera (europskih/svjetskih) u kojima se navode karakteristike sustava/pomagala, dostupnost gradiva, vrste gradiva, koje sve opisne podatke ono sadrži, hijerarhijska razina opisa gradiva, sama pristupačnost/dizajn sustava itd. Primjeri koji su korišteni su arhivski informacijski sustavi Nizozemske, Australije, Kanade i Slovenije. Nakon razmatranja tih pomagala, donose se rezultati njihove komparativne analize s aktualnim Hrvatskim arhivskim informacijskim sustavom (HAIS).In addition to the protection and preservation of archival materials, the production of finding aids is one of the archives' main tasks. Development of archival finding aids is a main and unavoidable part of almost every archival activity. Their nature, type, and purpose is explained in this thesis. There are various types of archival finding aids: reviews, guides, inventories, databases, information systems, etc. This thesis provides examples of each type, of archival materials they represent, and for what purpose they are used. Also, the standards used in archival community are investigated. The main focus of the thesis is on the online finding aids, i.e. national archival systems. Several international examples (European/world) are shown, and the characteristics of the systems and finding aids are explained as well as the availability of materials, types of materials, descriptive data they contain, hierarchical levels of description of materials, accessibility, system design, etc. This is shown using the examples of information systems from the Netherlands, Australia, Canada, and Slovenia. After the analysis of these finding aids, the results of a comparative study using the Croatian National Archival Information System (HAIS) is given