Selected legal issues concerning the service of the so-called ‘official correspondence’ via postal operators

Artykuł traktuje o wybranych problemach związanych z wysyłaniem (jedynie za pośrednictwem operatorów pocztowych) oraz doręczaniem przesyłek nadawanych przez sądy i inne instytucje publiczne (tzw. przesyłki urzędowe), jak również z nadawaniem przesyłek do sądów i instytucji publicznych. O ile w tym pierwszym przypadku sądy czy instytucje publiczne mają pełną swobodę wyboru operatora pocztowego, o tyle strony poszczególnych postępowań takiej swobody już nie mają. Jedynie w postępowaniu karnym strona postępowania ma pełną swobodę wyboru operatora pocztowego. W pozostałych szczególnych procedurach strona musi nadać przesyłkę do sądu czy do instytucji publicznej jedynie za pośrednictwem operatora wyznaczonego, aby być pewna dochowania przewidzianego prawem terminu. Taka niekonsekwencja budzi zastrzeżenia, także co do zgodności z Konstytucją. W artykule zwraca się także uwagę na różnicę pomiędzy dowodem nadania a dowodem doręczenia przesyłki, na przepisy ogólne o doręczaniu przesyłek przewidziane w Prawie pocztowym oraz w akcie wykonawczym, który adresowany jest tylko do operatora wyznaczonego. Opracowanie wskazuje także na różnice m.in. w doręczeniu właściwym, w doręczeniu zastępczym czy przy awizowaniu na tle szczególnych procedur o doręczaniu, co wymaga w ocenie autora ujednolicenia. Nowelizacji wymagają także inne przepisy przewidujące nieuładniony monopol operatora wyznaczonego (np. art. 17 Prawa pocztowego).The article discusses selected issues relevant to the sending (exclusively via postal operators) and serving correspondence from courts and other public institutions (official correspondence), as well as the posting of correspondence to courts and public institutions. While courts and public institutions are entirely free to choose which postal operator they use, procedural parties have full freedom of choice of postal operators only in criminal procedures. In other cases, parties have to send correspondence to courts or public institutions via the designated operator only, in order to ensure that the legally imposed time limit is observed. Such solution raises concerns, also about its consistency with the Constitution. The article considers also the difference between proof of posting and proof of receipt of a postal item and refers to general regulations on delivery provided for in the Postal law and in the executive act which is solely addressed to the designated operator. Pointed out are also differences i.a. between an intended delivery (to the person and at the address specifi ed on the postal item), a substitute service and a notifi cation in relation with delivery in particular proceedings, which in the author’s opinion need to be harmonized. Other rules providing an incoherent monopoly for the designated public operator must also be amended (e.g. Art. 17 of the Postal Law)