Uma proposta de otimização da gestão de projetos do Grupo PRIO: projeto de implementação de uma ferramenta para gestão de projetos

Num ambiente organizacional cada vez mais competitivo, as organizações tendem a enfrentar constantemente desafios de negócio, o que faz com se torne necessário o desenvolvimento de projetos que visem combater estes desafios. A adoção destes projetos, permitirá reduzir custos desnecessários, eliminar tarefas redundantes e aumentar a eficiência, o que se traduzirá numa maior capacidade dessas organizações de enfrentarem as possíveis mudanças de mercado que possam ocorrer e assim assegurarem vantagem competitiva. Uma gestão de projetos eficiente, que envolva todas as partes interessadas, no sentido de reduzir prazos, controlar custos e cumprir objetivos estratégicos, torna-se algo fundamental para as organizações, garantindo ao cliente final uma proposta de valor com a devida qualidade. A Prio Energy S.A. é uma das empresas que constitui o Grupo PRIO, sendo também uma das quais o crescimento tem sido mais acentuado. O presente projeto foi realizado no departamento de sistemas de informação desta empresa, mais concretamente, na área de metodologia e gestão de projetos. O projeto propriamente dito, consistiu na implementação de uma ferramenta para gestão de projetos, que permita auxiliar as áreas de gestão de projetos e produto. Para a realização deste projeto, adotou-se uma metodologia iterativa e incremental baseada no ciclo PDCA, através da qual se caracterizou o problema em vigor com recurso a linguagem BPMN 2.0, bem como a ferramentas de tomada de decisão e documentação que se considerou adequada. Desta caracterização, foi possível identificar os principais processos que seriam melhorados com a adoção da solução proposta, assim como os requisitos funcionais que a ferramenta deveria apresentar de forma a ir de encontro às necessidades da organização. Os resultados obtidos com a implementação da ferramenta, demonstraram uma otimização ao nível da eficiência da organização no seu processo de planeamento e gestão de projetos, com a possibilidade de redução de tarefas de valor não acrescentado, assim como toda uma gestão de documentação mais prática e segura, o que por sua vez permitiu aproximar equipas e melhorar a produtividade dos seus colaboradores.In an increasingly competitive organizational environment, organizations tend to constantly face business challenges, which makes it necessary to develop projects that aim to combat these challenges. The adoption of these projects will make it possible to reduce unnecessary costs, eliminate redundant tasks and increase efficiency, which will translate into a greater capacity for these organizations to face possible market changes that may occur and thus ensure competitive advantage. An efficient project management, involving all stakeholders, to reduce deadlines, control costs and meet strategic objectives, becomes something fundamental for organizations, guaranteeing a value proposal with the right quality to the final customer. Prio Energy S.A is one of the companies that make up the PRIO Group, and it is also one of the companies which growth has been most accentuated. This project was carried out in the information systems department of this company, more specifically, in the area of methodology and project management. The project itself, consisted of the implementation of a project management tool, which can assist the project and product management areas. For the development of this project, an iterative and incremental methodology based on the PDCA cycle was adopted, through which the current problem was characterized using the BPMN 2.0 language, as well as the decision-making tools and documentation that were considered adequate. From this characterization, it was possible to identify the main processes that would be improved with the adoption of the proposed solution, as well as the functional requirements that the tool should present in order to meet the needs of the organization. The results obtained with the implementation of the tool, demonstrated an optimization in terms of the organization's efficiency in its project planning and management process, with the possibility of reducing non-added value tasks, as well as a more practical and secure documentation management, which in turn allowed teams to get closer and improved the productivity of employees.Mestrado em Engenharia e Gestão Industria