Kirjanpitojärjestelmän soveltuvuus pienen ohjelmistoyrityksen budjetointiin ja talouden seurantaan – case Yritys X

Budjetointi on tärkeä ohjauksen väline lähes kaikissa organisaatioissa (Hansen & Van der Stede, 2004), ja erityisesti pk-yrityksissä (Armitage, 2020). Budjetoinnista ja sen roolista osana yritysten ohjausta on tehty paljon tutkimusta, mutta ne ovat perinteisesti kohdistuneet suuriin yrityksiin (Armitage, 2020). Tämän tutkimuksen kohdeyrityksenä on pieni ohjelmistoyritys, jossa budjetoinnin ja talousseurannan merkitys on viime aikoina korostunut. Tutkimuksen tarkoituksena on selvittää, miten hyvin kirjanpitojärjestelmä soveltuu pienen ohjelmistoyrityksen budjetointiin ja talouden seurantaan. Tutkimuksen kohteena olevaksi kirjanpitojärjestelmäksi rajattiin Procountor Taloushallinto -järjestelmä. Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Tutkimuksen teoriakehikko koostuu budjetti- ja budjetointikäsitteiden aihepiireistä, joiden lisäksi käsitellään budjettijärjestelmän, budjetointimenetelmän, budjetointiprosessin sekä budjettiseurannan teoriaa. Lähdekirjallisuutena on käytetty aihetta käsitteleviä kirjoja, artikkeleita ja muita asiaan liittyviä julkaisuja. Kirjallisuutta on hyödynnetty myös metodologisessa taustoituksessa ja aineiston analysoinnissa. Aineistonkeruumenetelminä käytettiin haastatteluja, havainnointia ja kohdeyrityksen dokumenteista kerättyä tietoa. Empiiristä aineistoa tutkimalla ja analysoimalla kartoitettiin kohdeyrityksen budjetoinnin ja budjettiseurannan käytäntöjä ja nykytilaa, sekä niihin liittyviä haasteita ja kehityskohteita. Kohdeyrityksen budjetoinnin ja seurannan suurimmiksi kehityskohteiksi tunnistettiin johdon raportoinnin selkeyttäminen, seurantarutiinien parantaminen ja nopeuttaminen, sekä käytäntöjen yhtenäistäminen konsernin eri yrityksissä. Kirjanpitojärjestelmän soveltuvuutta kohdeyrityksen budjetointiin arvioitiin pohtimalla järjestelmän hyviä ja huonoja puolia kohdeyrityksen budjetointi- ja seurantakäytäntöihin verraten. Lisäksi analysoitiin, millaisia vaikutuksia kirjanpitojärjestelmän budjettitoimintojen käyttöönotolla olisi yrityksen budjetoinnin kehityskohteisiin. Kirjanpitojärjestelmän budjetointitoimintojen havaittiin soveltuvan hyvin kohdeyrityksen budjetoinnin ja budjettiseurannan tarpeisiin. Toimintojen käyttöönotolla ei havaittu olevan vaikutusta yrityksessä käytössä olevaan budjettijärjestelmään tai budjetointimenetelmään, vaan vaikutusten nähtiin kohdistuvan budjetointiprosessiin ja budjettiseurantaan. Budjetointiprosessin arvioitiin tutkimuksen perusteella hiukan hankaloituvan. Sen sijaan budjettiseurantaan mahdollisesti kohdistuvien muutosten nähtiin parantavan yrityksen seurantakäytäntöjä merkittävästi, sekä vähentävän seurantaan kohdistuvaa työmäärää. Tutkimuksen tuloksia ei voida yleistää muihin kirjanpitojärjestelmiin. Yleistystä ei voida tehdä myöskään muihin pieniin yrityksiin tai ohjelmistoyrityksiin, tuntematta kunkin yrityksen toimintaympäristöä ja käytäntöjä. Tulokset saattavat kuitenkin soveltua muihin samantyyppisiin, pieniin yrityksiin, jotka käyttävät budjetointiin taulukkolaskentaohjelmaa ja kirjanpitoon Procountorin järjestelmää. Mahdollisia jatkotutkimusaiheita voisivat olla vastaavanlaiset tutkimukset erilaisissa toimintaympäristöissä ja eri järjestelmien osalta