The effect of negative human behaviour on contract management in local government in the Western Cape

Thesis (MPA)--Stellenbosch University, 2021.ENGLISH SUMMARY : Management with good standards, clear roles and responsibilities, accountability and the institutionalisation of an effective system has become very challenging within municipalities and the public sector. The researcher intends to prove the hypothesis that negative human behaviour affects Contract Management in municipalities. The focus of this study will be to understand the constitutional and legislative framework for Contract Management and its impact on human behaviour, with specific reference to the norms and standards. The researcher will focus on the various stages of Contract Management and the influences that human behaviour has on it. The literature review consists of theories as well as research from scholars within the field of Contract Management, Supply Chain Management (as a process theory), literature on international modules and frameworks, the South African theories, the Code of Conduct for public servants and concludes with the reports of the Auditor-General, good governance and human behaviours and a summary of the gaps identified. The legislative framework for Contract Management is highlighted and discussed, and the researcher identified a case study to research the problem statement. Further to that, the researcher will identify professionals within the field of Contract Management internally within municipalities who are tasked daily to perform the Contract Management function. The researcher has identified external specialists who have the knowledge, experience, and expertise to share their professional opinion on the challenges and shortcomings in municipalities on the implementation of an effective Contract Management system. Organisations within the community will also be targeted to participate in answering a pre-populated questionnaire about the functioning of the municipality and whether municipalities should be held accountable. The key findings of this study revealed that municipalities lack the required skills, experience, knowledge and professional ethos; this was confirmed by both the panel of experts as well as the senior officials within the municipalities. The over-regulation of the Supply Chain Management (SCM) industry contributes to the shortcuts, which means that service delivery gets compromised at the expense of compliance. The internal staff alluded to the disjuncture between the various pieces of legislation, and the panel of experts agreed that National Treasury should seriously consider the issuing of a single framework. The key findings of the study also proved that municipalities lack clear roles and responsibilities, accountability, consequence management and leadership. The responses from 67 per cent of the internal senior officials within municipalities confirmed that over-regulation is a contributing factor to shortcuts to comply with the cost-of-service delivery. The responses from 100 per cent of the external experts also confirmed that municipal officials do not understand the legislative and constitutional environment that governs Contract Management. The responses from the internal senior officials on the legislative framework were significant because 66,7 per cent of the responses substantiated that officials do not understand the legislative framework that governs Contract Management within municipalities. Most of the internal senior officials, (67 per cent) indicated that budget holders do not have the required qualifications, expertise or professional ethos to manage contracts effectively. The responses – from 100 per cent of the external experts – to whether municipal officials possess the required knowledge and expertise to manage contracts effectively were “No”, indicating that they do not possess the expertise and knowledge. The responses from the external community organisations justified the aim of the study i.e., to explore the extent to which Sections 152, 217 and 195 of the Constitution (1996), gets compromised; 100 per cent of those participants confirmed that municipal officials lack professionalism and a high level of ethics. The external experts indicated that municipalities lack meaningful public participation, and by involving the communities during the Integrated Development Planning (IDP) processes will ultimately change the perception of the community in terms of professionalism and levels of ethics – if involved during the Contract Management stages. The gaps identified are followed by recommendations for the establishment of an effective Contract Management system within municipalities. The study concludes with several recommendations made by the researcher, which include the appointment of staff with the necessary competencies and experience to implement an effective Contract Management system within municipalities; municipalities must define clear roles and responsibilities for all involved during the Contract Management stages; and the lack of leadership, accountability, consequence management and corrective measures should be addressed. The study also recommends further research on the adoption of one single legislative framework for Contract Management and that communities should participate by monitoring and reporting on the progress of contracts.AFRIKAANSE OPSOMMING : Kontrakbestuur met goeie standaarde, duidelike rolle en verantwoordelikhede, aanspreeklikheid en die institusionalisering van 'n effektiewe stelsel het baie uitdagend geword binne munisipaliteite en die openbare sektor. Die navorser is van voorneme om die hipotese te bewys dat negatiewe menslike gedrag kontrakbestuur in munisipaliteite beïnvloed. Die fokus van hierdie studie sal wees om die grondwetlike en wetgewende raamwerk vir kontrakbestuur en die impak daarvan op menslike gedrag te verstaan, met spesifieke verwysing na die norme en standaarde. Die navorser fokus op die verskillende stadiums van kontrakbestuur en die invloede wat menslike gedrag daarop het. Die literatuur oorsig bestaan uit teorieë sowel as navorsing van geleerdes op die gebied van kontrakbestuur, Voorsieningskettingbestuur as ‘n prosesteorie, internationale modules and raamwerke, Suid Afrikaanse teorieë, die gedragskode vir staatsamptenare en word dan afgesluit met die verslae van die ouditeur-generaal, menslike gedrag en 'n opsomming van die geïdentifiseerde leemtes. Die wetgewende raamwerk vir kontrakbestuur word uitgelig en bespreek en die navorser het 'n gevallestudie geïdentifiseer om die probleemstelling na te vors. Verder sal die navorser intern binne die gebied van kontrakbestuur intern munisipaliteite identifiseer wat daagliks die taak het om die kontrakbestuursfunksie uit te voer. Die navorser het eksterne spesialiste geïdentifiseer wat die kennis, ervaring en kundigheid het om hul professionele mening te deel oor die uitdagings en tekortkominge in munisipaliteite oor die implementering van 'n effektiewe kontrakbestuurstelsel. Organisasies binne die gemeenskap sal ook daarop gemik wees om deel te neem aan die beantwoording van 'n voorafbevolkte vraelys oor die werking van die munisipaliteit en of munisipaliteite aanspreeklik gehou moet word. Die belangrikste bevindinge van hierdie studie het aan die lig gebring dat munisipaliteite nie oor die nodige vaardighede, ervaring, kennis en professionele etos beskik nie, en dit is bevestig deur sowel die paneel van kundiges asook die senior amptenare in die munisipaliteite. Die oorregulering van die voorsieningskanaal bestuur industrie bydra tot die kortpaaie, wat daartoe lei dat dienslewering in die gedrang kom ten koste van voldoening. Die interne personeel verwys na die skeiding tussen die verskillende wetgewing, en die paneel van deskundiges het saamgestem dat die Nasionale Tesourie die uitreiking van ‘n eenvormige raamwerk ernstig moet oorweeg. Die belangrikste bevindinge van die studie het ook bewys dat munisipaliteite nie duidelike rolle en verantwoordelikhede het nie, en dat daar ‘n tekort aan aanspreeklikheid, gevolgsbestuur en 'n duidelike gebrek aan leierskap bestaan. Die antwoorde van 67 persent van die interne senior amptenare in munisipaliteite bevestig dat oorregulering 'n bydraende faktor is tot kortpaaie om aan die leweringskoste te voldoen. Die antwoorde van 100 persent van die eksterne kundiges bevestig ook in hul antwoorde dat munisipale amptenare nie die wetgewende en grondwetlike omgewing, wat kontrakbestuurbeheer, verstaan nie. Die antwoorde van die interne senior amptenare op die wetgewende raamwerk was beduidend omdat 66,7 persent van die antwoorde bewys het dat amptenare nie die wetgewende raamwerk verstaan wat kontrakbestuur binne munisipaliteite beheer nie. Die meerderheid van die interne senior amptenare, (67 persent) het aangedui dat begrotingshouers nie oor die nodige kwalifikasies, kundigheid of professionele etos beskik om kontrakte effektief te bestuur nie Die antwoorde van 100 persent van die eksterne kundiges op die vraag of munisipale amptenare oor die nodige kennis en kundigheid beskik om kontrakte effektief te bestuur, was “Nee”, wat daarop dui dat hulle nie oor die kundigheid en kennis beskik nie. Die antwoorde van die eksterne gemeenskapsorganisasies regverdig die doel van die studie d.w.s, om te ondersoek in watter mate Artikels 152, 217 en 195 van die Grondwet (1996), in die gedrang kom, en 100 persent van die deelnemers het bevestig deur te antwoord dat munisipale amptenare nie professionaliteit en 'n hoë vlak van etiek het nie. Die eksterne kundiges het aangedui dat munisipaliteite nie betekenisvolle openbare deelname uitvoer nie en dat die betrokkenheid van die gemeenskap tydens die Geëintegreerde Ontwikkelingsplan (GOP) proses uiteindelik die persepsie van die gemeenskap ten opsigte van professionaliteit en etiese vlakke sal verander – indien hulle tydens die kontrakbestuurfases betrokke is. Die leemtes wat geïdentifiseer word, sal gevolg word deur aanbevelings vir die daarstelling van 'n effektiewe kontrakbestuurstelsel binne munisipaliteite. Die studie word afgesluit met 'n aantal aanbevelings wat deur die navorser gemaak is, wat insluit die aanstelling van personeel met die nodige vaardighede en ervaring om 'n effektiewe kontrakbestuurstelsel binne munisipaliteite te implementer; munisipaliteite moet duidelike rolle en verantwoordelikhede vir alle betrokkenes tydens die kontrakbestuurfases definieer; die gebrek aan leierskap, aanspreeklikheid, gevolgsbestuur en die gebrek aan regstellende maatreëls moet aangespreek word. Die studie beveel ook verdere navorsing aan oor die daarstelling van ‘n eenvormige beleidsraamwerk vir kontrakbestuur en dat gemeenskappe moet deelneem deur die vordering van kontrakte te monitor en daaroor verslag te doen.Master