Aplicando a gestão de incertezas no planejamento da implantação de sistemas ERP: um estudo de caso no setor público

LIMA, Simone Cristiane dos Santos, também é conhecida em citações bibliográficas por: SANTOS, Simone Cristiane dosCAPESA implantação de Sistemas Integrados de Gestão na esfera pública, tais como o ERP (do inglês, Enterprise Resource Planning), tem sido muito adotada nos últimos anos com o objetivo de melhorar a eficiência organizacional e melhoria de serviços destas instituições. No entanto, os processos organizacionais neste setor estão cada vez mais complexos, devido às burocracias, demandas excessivas, processos ambíguos e às variações do ambiente. Isso tem exigido um gerenciamento voltado para os aspectos mais incertos do projeto. Para responder a essas demandas, o Gerenciamento das Incertezas (GI) vem surgindo como uma escolha eficaz para alcançar os resultados desejados em cada etapa da implantação de projetos. A identificação das fontes de incertezas no contexto do ambiente fornece as indicações necessárias para detectar os sinais precoces provindos dos fatos que ainda são desconhecidos para transformá-los em riscos, mais facilmente gerenciáveis. Sendo assim, o objetivo dessa pesquisa é adotar o Framework de Gerenciamento de Incertezas no projeto de implantação do ERP SUAP (Sistema Unificado da Administração Pública) num órgão público, com o intuito de identificar, analisar e tratar as incertezas existentes no gerenciamento desse projeto. Durante o desenvolvimento do estudo de caso dentro dessa instituição de ensino, foram coletados, extraídos e analisados os principais contextos, fontes de incertezas e sinais alertas que a implantação do sistema fornecia, a fim de aplicar as estratégias e práticas propostas pela abordagem. Dentre as principais incertezas destacam-se a falta de metodologia formal no gerenciamento de projetos, a falta de mão-de-obra para o projeto, além de dificuldades nas relações interna e externa no mesmo. Os resultados dessa pesquisa mostraram que foi possível identificar precocemente os principais sinais de alertas das incertezas existentes no projeto de implantação do SUAP, analisando o perfil de maturidade de gerenciamento de projetos da organização, além de fornecer práticas e estratégias concretas para lidar com as incertezas em projetos de software. Os principais resultados são compreendidos como: percepção das incertezas antes dos riscos e atuação sobre elas, identificação dos principais agentes de conflitos (sócio-humanos e tecnológicos), contribuição para o gerente e equipe na gestão e direcionamento do projeto SUAP.The implantation of Integrated Management Systems in the public area, such as the ERP (Enterprise Resource Planning), has been widely adopted in recent years in order to improve the organizational organization and improvement of social services. However, organizational processes in this sector are increasingly complex due to bureaucracies, excessive demands, ambiguous processes, and environmental variations. This has required management focus on the most uncertain aspects of the project. To answer these demands, Uncertainty Management has emerged as an effective choice to achieve the desired results at each stage of project implementation. The identification of the sources of uncertainties in the context of the environment provides the necessary indications for detecting early signs from facts that are still unknown to turn them into more manageable risks. Therefore, the objective of this research is to adopt the Uncertainty Management Framework in the project to implement ERP SUAP (Unified Public Administration System) in a public agency, in order to identify, analyze and treat the uncertainties existing in the management of this project. During the development of the case study within this educational institution, the main contexts, sources of uncertainties and warning signs that the system implantation provided were collected, extracted and analyzed in order to apply the strategies and practices proposed by the approach. Among the main uncertainties are the lack of formal methodology in project management, lack of labor for the project, and difficulties in internal and external relations in the project. The results of this research showed that it was possible to identify early warning signs of uncertainties in the SUAP implementation project, analyzing the organization's project management maturity profile, and to provide concrete practices and strategies to deal with the uncertainties in software projects. The main results are understood as: perception of the uncertainties before the risks and action on them, identification of the main agents of conflicts (socio-human and technological), contribution to the manager and team in the management and direction of the SUAP project