Analysis and evaluation of the quality control of hospital data in the Ribeirão Preto region.

Introdução: A Qualidade de Dados é de extrema importância atualmente pela crescente utilização de sistemas de informação, em especial na área da Saúde. O Observatório Regional de Atenção Hospitalar (ORAH) é tido como referência na coleta, processamento e manutenção da qualidade de informações hospitalares devida a extensa base de dados de informações oriundas das Folhas de Alta Hospitalar de hospitais públicos, mistos e privados da região de Ribeirão Preto. Uma verificação sistemática é feita para melhorar a qualidade desses dados impedindo a existência de incompletudes e inconsistências ao final do seu processamento. Objetivo: Estabelecer o panorama da qualidade dos dados das altas hospitalares ocorridas em 2012 para cada hospital parceiro do ORAH na região de Ribeirão Preto. Analisar e identificar o ganho ou perda de qualidade durante as etapas de coleta e processamento dos mesmos. Métodos: Análise do fluxo das informações dentro dos hospitais conveniados ao ORAH em conjunto com a análise da qualidade dos dados armazenados pelo ORAH após seu processamento, a partir da criação de indicadores de completude e consistência. Avaliação da qualidade dos dados em cada etapa do protocolo interno de verificação adotado pelo ORAH, a partir da criação de indicadores de qualidade específicos. Por fim, avaliação da concordância entre as informações de uma amostra das Folha de Alta registradas no ORAH e o Prontuário Médico do Paciente por meio da mensuração da sensibilidade, especificidade e acurácia da amostra. Resultados: Um panorama com foco na produção dos dados dos pacientes e nível de informatização foi elaborado para os hospitais complementarmente a análise de qualidade dos dados do ORAH. Tal análise constatou coeficientes médios de 99,6% de completude e 99,5% de consistência e um percentual de preenchimento acima de 99,2% para todos os campos da Folha de Alta. Por meio do indicador de qualidade elaborado a partir das comparações das dimensões de completude e consistência entre etapas do processamento dos dados pelo ORAH, foi possível averiguar a manutenção na qualidade das informações pela execução dos protocolos de validação e consistência adotados. Entretanto, com a apreciação entre as etapas da dimensão de volatilidade dos valores contidos nos campos, foi possível confirmar e quantificar a ocorrência de mudanças dos campos. A exatidão dos dados presentes na Folha de Alta com os do Prontuário do Paciente também pode ser comprovada pelas altas sensibilidade (99,0%; IC95% 98,8% - 99,2%), especificidade (97,9%; IC95% 97,5% - 98,2%) e acurácia (96,3%; IC95% 96,0% - 96,6%) encontradas na amostra. Conclusão: Como consequência de todas essas análises, foi possível comprovar a excelência da qualidade das informações disponibilizadas pelo ORAH, estabelecer uma metodologia abrangente para a análise dessa qualidade e definir possíveis problemas a serem enfrentados para a constante melhoria da qualidade das informações presentes na Folha de Alta Hospitalar e no banco de dados do ORAH por completo.Introduction: The Data Quality is of utmost importance nowadays due the increasing use of information systems, especially in healthcare. The Regional Health Care Observatory (ORAH) is considered as reference in gathering, processing and maintaining the quality of hospital data due to the extensive database of information derived from the hospital discharge sheets of public, mixed and private hospitals. A systematic verification of those data is made to improve their data quality preventing the existence of incompleteness and inconsistencies at the end in their processing. Aim: Establish the overall picture of the data quality of hospital discharge sheets occurred in 2012 for each partner hospital in the Ribeirão Preto region. Analyze and identify the quality gain or loss during the gathering and processing stages of the data by the ORAH. Methods: Analysis of the information flow within the hospitals in partnership with the ORAH together with the analysis of the quality of the data stored by ORAH after its processing through the creation of completeness and consistency indicators. Data quality assessment at each stage of the internal protocol checking adopted by the ORAH through the establishment of specific quality indicators. Finally, evaluation of the agreement between the information in a sample of the hospital discharge sheets recorded in the ORAH and the patient medical records by measuring the sensitivity, specificity and accuracy of the sample. Results: Na overall picture focused on the patient data and the informatization level was developed for the hospitals in complement of the analysis of ORAHs data quality. This analysis found 99.6% completeness and 99.5% consistency mean rates and a completion percentage above 99.2% for all the fields of the discharge. Through the data quality indicator created from the comparisons of the completeness and consistency dimensions between the data processing steps of the ORAH was possible to verify the maintenance of the information quality by the implementation of validation and consistency protocols in use by the ORAH staff. However, with the assessment between the steps of the volatility dimension of the values contained in the fields, was possible to confirm and quantify the occurrence of changes in the fields. The agreement between the data in the hospital discharge sheets and the patient health record data can be proven by the high sensitivity (99.0%; CI95% 98.8% - 99.2%), specificity (97.9%; CI95% 97.5% - 98.2%) and accuracy (96.3%; CI95% 96.0% - 96.6%) found in the sample. Conclusion: As a result of all these analyzes, was possible to prove the excellence of the quality of the information provided by the ORAH, establish a comprehensive methodology for the analysis of this quality and identify possible problems to be addressed further improve the quality of information in the hospital discharge sheet and the ORAH database altogether