Evaluation of clinical engineering performance indicators: a proposal for a university public hospital

O desenvolvimento tecnológico em todas as áreas está cada vez mais acelerado no mundo atual, sobretudo quando se diz respeito a equipamentos médico-hospitalares. A gestão de equipamentos médicos é um desafio a ser enfrentado pelas instituições de saúde, principalmente no setor público onde os recursos disponíveis não são suficientes. A engenharia clínica (EC) surgiu para gerenciar toda essa estrutura tecnológica visando principalmente qualidade, redução de custos, eficiência dos equipamentos e segurança para usuários e pacientes. Para uma gestão de qualidade, há necessidade de monitoramento do departamento de Engenharia Clínica por meio de indicadores de desempenho. Objetivo: Propor um conjunto de indicadores de desempenho para o Departamento de EC de um hospital público universitário. Metodologia: Foi realizada pesquisa bibliográfica dos indicadores da área de engenharia clínica mais citados e elaborado um questionário aplicado a gestores de hospitais de alta complexidade, docentes e especialistas. Os indicadores foram segregados nas perspectivas do Balanced Scorecard, uma ferramenta que propõe a escolha de indicadores balanceados entre as perspectivas processos internos, financeira, aprendizado/crescimento e cliente, e a avaliação de cada indicador foi realizada perante os atributos para um bom indicador descritos na literatura, sendo eles: pertinência, credibilidade do resultado, esforço de apuração, simplicidade de interpretação e de algoritmo de cálculo. Após a avaliação dos indicadores pelos entrevistados, foi idealizada a proposta de painel de bordo para o Departamento de EC. Resultados: A escolha dos indicadores para compor o painel de bordo para o hospital público universitário se deu pela análise das respostas dos entrevistados quanto ao grau de concordância e também pelas características da instituição. Foram propostos 14 indicadores para compor esse painel de bordo: percentual de conclusão do programa de manutenção preventiva, tempo médio de atendimento, tempo médio de paralisação de máquina, número de reparos repetidos, percentual do total de ordens de serviço concluídas, número de ordens de serviço por área, percentual de reparos realizados externamente, percentual de reparos realizados por erro do usuário, custo de manutenção versus custo de aquisição, custo total de manutenção, satisfação do funcionário, treinamento da equipe técnica, satisfação do cliente e treinamento de usuários. Conclusões: Em uma instituição de pública de grande porte e nível terciário, a escolha dos indicadores para compor um painel de bordo para a gestão do Departamento de EC, bem como a apuração dos resultados, deve ser ponderada, tendo em vista que, instituições governamentais sofrem impactos diretos quanto à disponibilidade de verba e entraves burocráticos que, muitas vezes, geram impasses difíceis de serem solucionados. Dados sobre a escolha de quais e quantos indicadores de EC devem ser utilizados não foram encontrados na literatura de forma concisa, portanto fica a critério das instituições. A sugestão é que a escolha dos indicadores deva ser estruturada pelo tipo de organização, se baixa, média ou de alta complexidade, pelo tamanho da estrutura física, pelo tamanho e complexidade do parque tecnológico, e pelos objetivos aos quais as organizações se propõem. Para o gerenciamento estratégico utilizando a ferramenta de indicadores de desempenho é importante que exista um trabalho de conscientização dos funcionários quanto ao seu Resumo papel nos resultados dos indicadores e na busca das metas estabelecidas pela organização, pois somente esse conjunto vai permitir uma gestão de sucesso.Technological development in all areas is increasingly accelerating in today\'s world, especially when it comes to medical-hospital equipment. The management of medical equipment is a challenge to be faced by health institutions, especially in the public sector where the available resources are not enough. Clinical engineering emerged to manage all this technological structure aiming mainly at quality, cost reduction, equipment efficiency and safety for users and patients. For quality management, there is a need for monitoring the Clinical Engineering department through performance indicators. Objective: To propose a set of performance indicators for the clinical engineering department of a university public hospital. Methodology: In order to propose the set of indicators, a bibliographical research was carried out on the indicators of the clinical engineering area most frequently cited, and a questionnaire was developed for managers of high complexity hospitals, teachers and specialists. The indicators were segregated within the perspectives of the Balanced Scorecard, a tool in which it proposes the choice of balanced indicators between the perspectives internal processes, financial, learning / growth and client, and, the evaluation of each indicator was performed before those assigned to a good indicator described in the literature, being, pertinence, credibility of the result, calculation effort, simplicity of interpretation and simplicity of calculation algorithm. After evaluating the indicators by the interviewees, the board panel proposal for the EC department was idealized. Results: The choice of the indicators to compose the onboard dashboard for the public university hospital, was based on the analysis of the respondents\' answers regarding the degree of agreement and also the characteristics of the institution. In total, 14 indicators were proposed to compose the on-board dashboard, being: Percentage of completion of the preventive maintenance program, average service time, average machine downtime, number of repeated repairs, percentage of total completed service orders , number of work orders per area, percentage of repairs performed externally, percentage of repairs performed by user error, maintenance cost versus cost of acquisition, total cost of maintenance, employee satisfaction, technical team training, customer satisfaction and training. Conclusions: In a large tertiary public institution, the choice of the indicators to compose a dashboard for the management of the EC department as well as the calculation of the results should be pondered, considering that government institutions suffer impacts on the availability of funds and bureaucratic obstacles that often generate impasses that are difficult to solve. The choice of which EC indicators should be used, has not been found in the literature in a concise manner, therefore left to the discretion of the institutions. The suggestion is that the choice of indicators should be structured by type of organization, low, medium or high complexity, the size of the physical structure, the size and complexity of the technological park, and the objectives for which the organizations propose. For strategic management using the performance indicators tool, it is important that there is a job of raising awareness among employees about their role in the results of the indicators, and on the reach of the goals established by the organization, only this characteristic will allow a successful management