Sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos arquivísticos: um questionário para escolha, aplicação e avaliação

Objetivou-se a elaboração de um questionário a ser utilizado por especialistas e arquivistas durante a seleção, aplicação e avaliação de um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos de arquivo. A história arquivística foi visitada como forma de discutir o momento da inserção e utilização das tecnologias da informação em arquivos. Os métodos arquivísticos foram analisados para que se pudesse entender que o surgimento e a utilização dos documentos produzidos em meio eletrônico não interferem radicalmente nas práticas arquivísticas. A automação de arquivos foi discutida em dois momentos: 1- a partir daliteratura em língua portuguesa mais eminente; e 2- sob a perspectiva de seleção de sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos arquivísticos e as etapas do processo de automação. Por sistema eletrônico de gerenciamento de documentos arquivísticos entendeuseuma ferramenta capaz de garantir: as propriedades do documento arquivístico; o cumprimento do ciclo vital dos documentos; o impedimento de que esses documentos arquivísticos sofram alterações ou que sejam eliminados, exceto em situações previamente determinadas; a inclusão de prazos de guarda e controles de segurança rigorosos; a organização eficiente e eficaz da documentação arquivística de acordo com as previsões de um plano de classificação; a formação de um repositório seguro de documentos arquivísticos necessários para a realização das atividades e funções das organizações; e, sobretudo, a facilidade de acesso a esses documentos arquivísticos produzidos. Os requisitos dispostos na especificação MoReq foram utilizados como base para a elaboração do questionário. Realizou-se, assim, um trabalho multidisciplinar com especialistas provenientes da área de arquivologia, ciência da computação e de produtores de software que analisaram, avaliaram e propuseram modificações no questionário além de discutirem, através de entrevistas, o processo de automação de arquivos. A multidisciplinaridade, a terminologia, as especificidades da área de arquivologia e de ciência da computação e o próprio questionário, como instrumento para auxílio na automação de arquivos, são os principais temas discutidos.The purpose of this work was the elaboration of a questionnaire to be used by specialists and archivists during the selection, application and evaluation of an electronic archives system of document management. Archival history was visited as a way to discuss the moment of insertion and use of information technologies in archives. The archival methods were analyzed so that it could be made clear that the sprouting and use of documents produced in electronic media do not intervene radically with the archival practices. The automation of archives was discussed at two moments: 1 - from the most eminent literature in Portuguese language; and 2 - under the perspective of electronic system of archives documentmanagement selection and the stages of the automation process. An electronic system of archives document management is here defined as a tool that is capable to guarantee: the properties of archival documents; the fulfilment of the life cycle (or vital cycle) of documents; the impediment that these archival documents suffer alterations or be eliminated, except in previously determined situations; the inclusion of rigorous retention periods and security controls; the efficient organization of archival documentation according to the forecasts of a filing plan; the formation of a safe archival documents repository, containing documents which are needed for the activities and functions of the organizations; and, above all, the easiness of access to these produced archival documents. The requirements in the MoReq Specification were used as a base for the elaboration of the questionnaire. A multidisciplinary work was done, envolving specialists in archives administration, computer science andsoftware producers that analyzed, evaluated and suggested modifications in the questionnaire. They also discussed, through interviews, the process of archive automation. Multidisciplinarity, terminology, specificities of archives administration and computer science, as well as the questionnaire itself, as an instrument for aiding archive automation, are the main discussed topics