As informações que dão suporte ao processo decisório e a influência dos grupos que as processam

Em um ambiente competitivo as organizações devem responder dinamicamente aos estímulos externos, e o impacto de suas decisões configura o seu posicionamento no mercado. As decisões implementadas pelas organizações são fundamentais para a sua sobrevivência, e o gerenciamento eficaz de suas informações é um diferencial competitivo quando oferece um suporte adequado às suas decisões. A estruturação do fluxo e do conteúdo das informações internas da empresa em um Sistema de Informações ágil e seguro constitui um passo fundamental para o conhecimento das forças e fraquezas organizacionais, possibilitando trabalhá-las para a otimização do desempenho empresarial. É importante a observação das diversas interpretações possíveis em relação a determinada informação, devido a características particulares do indivíduo ou grupo que a processa, pois essa diversidade pode gerar ambigüidade ou equivocalidade - para a tomada de uma decisão. Através da análise de alguns documentos e da realização de entrevistas e observações direcionadas, realizadas em uma empresa do ramo de telecomunicações, o presente trabalho analisou o fluxo de informações que compõem um relatório de acompanhamento mensal do desempenho da empresa e o significado dessas informações para os grupos envolvidos na confecçãodesse relatório e para seus usuários, todos eles da alta administração. A partir da análise desse fluxo, concluímos que as interpretações dos grupos - as representações sociais - sobre as informações que dão suporte ao processo decisório podem comprometer o desempenho da empresa, face ao baixo grau de estruturação observado na veiculação dessas informações e a falta de um consenso sobre a sua conceituação. Sugerimos a estruturação de diretrizes formais que orientem os esforços organizacionais na otimização de seus fluxos de informações, atribuindo responsabilidades pelo gerenciamento do conteúdo e do acesso às informações veiculadas na empresa. A compreensão do processo de geração das representações sociaisnos grupos internos das organizações permitirá uma implementação mais efetiva dessas diretrizes, além de identificar possíveis necessidades de estruturação do conhecimento organizacional.In a competitive environment, organizations must react to external inputs dynamically, and the impact of their decisions may influence their position in the market. Organizational decisions are fundamental for their survival, and effective information management is a competitive advantage when it offers an appropriate decision support. Structuring the flow and the content of the organizations internal information in accordance with a fast and secure information system is a basic step to identify the internal strengths and weaknesses. Diverse interpretations of the same information evolve as a result of the characteristics of individuals and groups. When that happens it can introduce ambiguity or equivocality in the decision process. Based on the analysis of documents and on data collected through interviews and focused observations in a telecommunication firm, this study investigated information flows in the making of a monthly performance report. All the users of this report are members of top management. Based on the analysis of these information flows we concluded that the groups interpretations the social representations about the information that support their decision process can influence the firms performance. This happens as a result of the lack of structure in the transmission of information and consense about critical concepts. Some formal guidelines that may orient the organizational efforts towards the improvement of information flows are suggested. The assignment of roles concerning the management of access to information within the company. We also recommended that understanding the creation of social representations within the company may lead to an effective implementation of these guidelines. In addition, it would make it possible to identify potential needs of organizational dissemination of knowledge throughout the company