Compartilhamento da informação nas pró-reitorias administrativas da Universidade Estadual de Londrina - UEL

O trabalho aborda aspectos do compartilhamento da informação tendo como foco uma instituição pública de ensino superior, mais especificamente as divisões das Pró-Reitorias Administrativas. Ressalta o fato de que as Universidades produzem conhecimentos e informações em grande volume, em todos os seus níveis, tanto acadêmico quanto administrativo e que essas informações geram os mais diversos tipos de documentos, tanto impressos quanto eletrônicos que, muitas vezes, servem de ferramenta para a tomada de decisões dos gestores. Tem como objetivo geral analisar como ocorre o compartilhamento das informações nas pró-reitorias administrativas da Universidade Estadual de Londrina. Destaca como referencial teórico a Sociedade da Informação e o papel do capital humano no âmbito das organizações no que diz respeito ao compartilhamento da informação. Utiliza como instrumento de coleta de dados, questionários aos servidores em cargo de chefia de divisão e aos membros das suas equipes. Enfatiza como resultados: as principais formas de compartilhamento da informação tanto em relação aos servidores em cargos de chefias quanto aos membros das equipes, constatando-se que prevalece o modo informal de compartilhamento, sendo o contato face-a-face com conversas informais o mais freqüente; as formas de acesso e uso das informações dão ampla utilização dos meios eletrônicos e também de informações acessadas em relatórios, softwares e manuais de serviço; os chefes e membros das equipes acreditam que o compartilhamento é realizado de forma bilateral; as barreiras para o compartilhamento tais como a utilização da informação como fonte de poder e status, a falta de padronização dos procedimentos administrativos por meio de manuais/instruções por escrito, a cultura organizacional que não estabelece claramente os resultados esperados de seus colaboradores, a falta de pessoal para compartilhar, uma vez que algumas divisões são compostas somente por um servidor, deficiências em relação às tecnologias da informação e a falta de um sistema que facilite o compartilhamento de informações e conhecimentos são aspectos que emergem dos resultados. Conclui que o compartilhamento da informação no âmbito das divisões das Pró-Reitorias administrativas ocorre de forma satisfatória, na visão da maioria dos servidores, sendo que existe um consenso entre os membros da equipe de que o acesso facilitado à hierarquia superior assim como o espírito de colaboração e de equipe que predomina, facilita o compartilhamento, porém, para que se possa melhorar a qualidade dos serviços prestados e contribuir para a tomada de decisão dos gestores de forma mais eficaz, é necessário que sejam implantadas medidas que contribuam para sanar as barreiras encontradas.The paper discusses aspects of information sharing focusing on a public institution of higher education, more specifically the divisions of the Administrative Dean. Underscores the fact that universities produce knowledge and information in large volume at all levels, both academic and administrative information and generate all kinds of documents, both printed and electronic devices that often serve as a tool for making management decisions. Its overall objective is to analyze how the sharing of information in administrative pro-rector of the Universidade Estadual de Londrina. Highlights how theoretical the Information Society and the role of human capital in organizations with regard to sharing of information. Used as an instrument of data collection, questionnaires to servers in management positions of division and members of their teams. Emphasizes how the results: the main forms of information sharing in relation to servers in positions of leadership as members of teams, noting that the prevailing informal way of sharing, and the face-to-face informal conversations with the most frequent, forms of access and use of information gives extensive use of electronic media and also accessed information in reports, software and service manuals; leaders and team members believe that sharing is performed bilaterally, the barriers to sharing such as the use of information as a source of power and status, lack of standardization of administrative procedures by means of manuals / instructions in writing, the culture that does not clearly establish the expected results of its employees, the lack of staff to share since some divisions are made only by a server, deficiencies in relation to information technology and the lack of a system that facilitates the sharing of information and knowledge are aspects that emerge from the results. It concludes that the sharing of information within the divisions of the Dean Administrative occurs satisfactorily, in the view of most servers, and there is a consensus among the members of the team that facilitated access to the upper hierarchy as well as the spirit of collaboration and teamwork that prevails, facilitates sharing, however, so you can improve the quality of services and contribute to decision-making managers more effectively, they must be implemented measures to help address the barriers faced