A qualidade da informação nos processos de contratação de obras de engenharia na Universidade Estadual de Londrina

Considerando que a cada dia tanto as organizações como a sociedade em geral estão cada vez mais dependentes de informação, entendeu-se necessário verificar a qualidade da informação para seu devido uso. Assim, neste trabalho foi analisada a qualidade das informações que subsidiam a tomada de decisão nos processos licitatórios para contratação de obras de engenharia realizadas na Universidade Estadual de Londrina no ano de 2009. Optou-se por esse ano por ser o mais recente quando do início da realização da pesquisa, e porque os contratos administrativos oriundos desses processos que receberam ordem de início de serviço, e os serviços foram efetivamente iniciados, sofreram modificação. Por meio da análise documental foram destacadas as informações mencionadas nos documentos que integram os processos licitatórios que levam a uma decisão do gestor, classificadas neste estudo como: (a) mínima - as que servem para cadastro da UEL, como o número do processo administrativo ou número do edital, data da homologação, da contratação ou do efetivo início dos serviços; (b) crítica - as encontradas no edital que oferecem segurança para as ações e (c) potencial - que foi reputada como o posicionamento estratégico dos gestores da UEL a decidirem pela melhor oferta para construção, de forma a suprir as necessidades da Instituição, por meio da análise da proposta de preços e documentação de habilitação apresentadas pela empresa participante. Por ter sido verificada a ocorrência de alteração contratual, foi realizado o exame dos motivos informacionais que levam à necessidade de aditamentos contratuais, que mostrou: (i) modificação da planilha de serviço, (ii) prorrogação de prazo de execução da obra e (iii) aumento de valor inicialmente contratado. Dentre as informações que motivam os aditamentos a maior recorrência foi a que justifica a necessidade de alteração da planilha de serviços. Também foi mapeado o fluxo da informação para verificar sua relevância na tomada de decisão, no processo de licitação. Na sequência, mediante o uso de questionário com perguntas abertas respondidas pelos gestores da área de engenharia e arquitetura da Instituição, foi verificado o valor atribuído por esses gestores às informações constantes dos processos analisados e, considerando as sugestões dos gestores, foram descritas possíveis contribuições do fluxo da informação para a qualidade da informação que subsidia a tomada de decisão. Quanto ao valor das informações nos documentos que integram o processo licitatório para a tomada de decisão, foi analisado que tanto a informação classificada como mínima, quanto à crítica e a potencial tem o seu valor; contudo, não é suficiente ter estas informações; mas, sim, utilizá-las com propriedade, e quanto ao fluxo verificou-se que ele se mostra importante para a agilidade dos procedimentos; mas, não interfere na qualidade da informação.Considering that every day we observe that both organizations and society in general are becoming increasingly dependent on information, it was considered necessary to verify the quality of information for its proper use. Thus, in this study was analyzed the quality of the information that support decision making on bidding processes to hiring engineering works conducted at State University of Londrina (UEL) in 2009. The year was chosen because it was the most recent as of the beginning of the survey, and because the administrative agreements originated from those processes that had received order to start the service, and the services were effectively initiated, were changed. Through the document analysis were highlighted the information mentioned in the documents that integrate the bidding processes leading to a manager's decision, classified in this study as: (a) minimal - the ones that serve for UEL's records, such as the number of the administrative process or the notice number, date of ratification, hiring or actual beginning of services; (b) critical - found in the notice that offers safety to the actions; and (c) potential - that was reputed as the strategic positioning of UEL's managers to decide the best offer for construction in order to meet the needs of the institution, through the analysis of the price proposals and license documentation submitted by the participating company. Due to the occurrence of contractual change, it was performed an inspection of the informational motives that led to the need of contractual amendments, which showed: (i) modification of the service spreadsheet, (ii) extension of the work execution deadline and (iii) increase in the amount originally contracted. Among the information that motivate the biggest advances the biggest recurrence is the one that justifies the need to change the service spreadsheet. It was also mapped the flow of information to verify its relevance to decision making in the bidding process. Further, by using a questionnaire with open questions answered by the managers of engineering and architecture of the institution, there was the value assigned by those managers to constant information of the analyzed processes, and considering the suggestions of the managers, were described possible contributions of information flow for the quality of information that subsidizes the decision-making. As of the value of the information in the documents comprising the bidding process for decision making, it was analyzed that both classified as minimal information and potential criticism have their value, however, is not enough to have this information, but rather use them properly, and regarding the flow it was found that it shows itself important to the agility of procedures, but it does not interfere in the quality of information