Tiedonhallintamallin laadinta sekä vastaanotto viranomaisissa

Tutkimuksen kohteena on uuden tiedonhallintalain viranomaisilta edellyttämä tiedonhallintamalli. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, miten tiedonhallintamallin tekeminen oli edistynyt sekä miten viranomaiset siihen suhtautuivat. Tiedonhallintamallin ensimmäisen version oli määrä olla valmiina 1.1.2021. Tutkimus toteutettiin kyselytutkimuksena, ja tuloksia analysoitiin sekä määrällisin että laadullisin menetelmin. Kysely osoitettiin kaikille sellaisille viranomaistoimijoille, jotka ovat olleet mukana oman organisaationsa tiedonhallintamallin tekemisessä. Vastaajia oli yhteensä 179, ja heistä suurin osa oli kunnista tai valtion virastoista ja laitoksista. Yksi tutkimuksen keskeisimpiä löydöksiä on, että monella viranomaisella tiedonhallintamallin tekeminen on edelleen kesken, sekä malli on vaarassa jäädä toiminnasta irralliseksi, kertaluontoiseksi kuvaukseksi. Keskeisimpiä haasteita tiedonhallintamallin tekemisessä oli työvoimapula, ohjeistuksen puutteellisuus, liian tiukka aikataulu sekä mallin jalkauttaminen osaksi toimintaa. Valtion viranomaisilla oli muita viranomaisia vähemmän haasteita tiedonhallintamallin tekemisessä, sekä ohjeistuksen koettiin olevan pääasiassa niille suunnattua. Tuloksista käy myös ilmi, että etenkin kuntasektorilla viranomaiset kaipaavat edelleen apua ja tukea tiedonhallintamallin kanssa. Viranomaisten suhtautuminen tiedonhallintamalliin ja etenkin sen tavoitteisiin oli pääasiallisesti myönteistä, mutta monet kritisoivat tiedonhallintamallin toimeenpanoa. Tutkimus on kattava kuvaus tiedonhallintamallin tekemisestä ja siihen suhtautumisesta viranomaisissa. Osa tuloksista on tunnistettu jo tiedonhallintalautakunnan aiemmissa selvityksissä, sekä vastaavia havaintoja on tehty myös muun lainsäädännön täytäntöönpanon yhteydessä. Tutkimustuloksia voidaan jatkossa käyttää pohjana uudelle tutkimukselle tiedonhallintamallista tai -laista, sekä hyödyntää esimerkiksi tiedonhallintamallin toimeenpanon kehittämisessä