Perehdytyssuunnitelman päivittäminen Monetra Pohjois-Savo Oy:lle

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia, mitä seikkoja on otettava huomioon, kun laaditaan organisaation käyttöön perehdytyssuunnitelma työntekijöiden perehdyttämistä varten. Opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantajalle. Perehdytyssuunnitelman päivittäminen oli ajankohtaista, koska organisaation henkilöstömäärä oli kasvanut voimakkaasti ja edellinen perehdytyssuunnitelma ei enää vastannut nykypäivän tarpeita. Päivitettävään suunnitelmaan kaivattiin työkalua perehdyttämisen seurantaan ja tietoa vastuiden jakautumisesta perehdytysprosessiin osallistuvien henkilöiden välillä. Lisäksi toimeksiantaja toivoi, että työssä käsitellään hieman myös henkilöstökokemuksen muodostumiseen vaikuttavia seikkoja. Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena työnä. Toimeksiantajan toiveita ja perehdyttämisen lähtötilannetta kartoitettiin teemahaastattelun avulla. Opinnäytetyön raporttiosuudessa käsiteltiin teoriatietoa perehdyttämisestä ja perehdyttämissuunnitelman laatimisesta. Työssä pohdittiin myös onnistuneen perehdyttämisen merkitystä organisaatiolle ja henkilöstökokemuksen muodostumiseen vaikuttavia asioita perehtymisjakson aikana. Opinnäytetyön toinen osa eli produkti sisälsi perehdytyssuunnitelman toimeksiantajalle. Suunnitelmaan kuului tekstiosa, jossa kuvattiin perehdyttämisen tavoitteita ja etenemistä sanallisesti sekä seurantataulukko, joka toimii perehdyttäjien muistilistana, ohjaa perehdytysprosessia ja auttaa perehdyttämisen vastuiden jakamisessa ja seurannassa. Toimeksiantajan toiveesta perehtyjälle muotoiltiin oma taulukko perehtymisen seurantaa varten. Perehdyttämiselle asetetut tavoitteet voivat vaihdella organisaatio- ja tehtäväkohtaisesti. Tavoitteiden selkiyttäminen ja perehdytyssuunnitelman laatiminen kannattaa tehdä jo ennekuin perehdyttämiselle on tarvetta. Perehdytysvaiheessa luodaan pohja työntekijän ja työnantajan väliselle suhteelle; huonosti toteutettu perehdyttäminen voi johtaa negatiiviiseen työnantajamielikuvaan ja huonoimmassa tapauksessa työntekijän irtisanoutumiseen jo koeaikana. Uuden työntekijän perehdyttämiseen tulee varata riittävästi aikaa, ja työn tuottavuus voi jopa hetkellisesti notkahtaa, sillä perehdyttäminen sitoo myös muiden työntekijöiden työaikaa. Kirjallisen perehdytyssuunnitelman avulla edistetään perehdyttämisen tasalaatuisuutta ja seurataan perehdytysprosessin etenemistä. Sen avulla perehdyttämiseen liittyviä vastuita voidaan jakaa usealle henkilölle. Lisäksi se auttaa varmistamaan, että kaikki tarvittavat asiat käydään läpi jokaisen perehtyjän kanssa. Suunnitelmasta on apua myös perehtyjälle, sillä se auttaa jäsentämään perehtymisen eri vaiheita ja seuraamaan omaa edistymistä.Abstract The aim of this thesis was to update the induction plan for the client organization. The update of the induction plan was timely because the number of employees in the organization was growing, and the previous induction plan was obsolete and no longer met today's needs. The client organization identified a need for exact information on the division of responsibilities between people involved in the process. In addition, there was a need for a tool for monitoring the orientation process. The thesis was implemented as a functional work. The theoretical framework consisted of induction, induction planning and the field-specific legislation. The benefits of proper orientation and its impact on employees’ commitment to the employer were also discussed. At the customer's request, the employee experience and its effect on induction were also discussed shortly. The client’s initial situation and needs were mapped out with the help of a thematic interview. The functional part of the thesis included an induction plan for the client. The plan consists of a text section describing the goals and progress of the induction in text format, as well as a checklist for the induction to guide the process and to help monitor the induction. The goals set for induction may vary from organization to organization and from job description to another. Clarifying the goals and creating up an induction plan should be done before there is a need for induction. The induction period lays the foundation for the relationship between the employee and the employer. Poorly implemented induction can lead to a negative image of the employer or the company and, in the worst case, the resignation of the employee already during the probation period. Sufficient time must be set aside for the induction for a new employee. However, work productivity might even momentarily decrease as the induction also requires the working time of other employees. With a help of a well-planned induction plan the quality of induction and the induction process itself can be monitored. It also allows responsibilities to be shared across multiple individuals during the process. Overall, the plan is very helpful for all the parties as it helps to structure the different stages of the process and to monitor the general progress