Toimitilakohteiden hankintojen kehittäminen

Tutkimuksen tavoitteena oli luoda Yritys X:lle toimintatapa, jonka avulla on mahdollista saada oikeaa tietoa, jonka pohjalta on mahdollista tehdä parempia hankintapäätöksiä, jotka johtavat laadukkaisiin ja kustannustehokkaisiin hankintoihin asiakkaiden toimitilakohteissa. Tutkimuksen teoriapohjana oli hankintatoimeen liittyvä kirjallisuus sekä analyysimenetelminä Spend-, ABC- ja ostoportfolioanalyysi sekä sähköinen kysely ja haastattelu tiedonkeruumenetelminä. Kyseessä on toimintatutkimus, joka tehtiin yhteistyössä organisaation hankinnoista vastaavien henkilöiden kanssa. Tutkimus sisälsi erilaisia vaiheita ja eteni syklisesti. Ensimmäisessä syklissä haastattelin hankintapäällikköä, jonka esittämän tarpeen pohjalta laadittiin tutkimusongelma sekä kartoitettiin mitä tietoa tarvitaan ongelman ratkaisemiseksi. Toisessa syklissä tutustuin lähdekirjallisuuteen ja valitsin teoriapohjan sen perusteella mitä tietoa tarvitaan ja miten sitä voidaan hyödyntää tutkimusongelman ratkaisemiseksi. Tähän kuului Spend- ja ABC-analyysin sekä ostoportfolioanalyysin toteutus sekä sähköinen kiinteistöpäälliköille lähetettävän kyselyn toteutus. Analyysien sekä kyselyn tulosten hyödyt raportoitiin. Kolmannessa syklissä hankintayksikölle laadittiin edellisten syklien pohjalta ohjeistuspaketti systemaattisen analysointiprosessin mahdollistamiseksi. Neljännessä syklissä ohjeistuspaketti, analysointiprosessin työkalupaketti, esiteltiin ja luovutettiin hankintayksikölle. Tutkimuksen tuloksena syntyi toimintatapa, jonka avulla Yritys X:n hankintayksikön on mahdollista saada tietoa kokonaiskustannuksista, hankintastrategioista sekä liiketoiminnan toteuttamasta hankinnasta. Tämän tiedon pohjalta on mahdollista tehdä parempia hankintapäätöksiä, jotka johtavat laadukkaisiin ja kustannustehokkaisiin hankintoihin asiakkaiden toimitilakohteissa. Uusi toimintatapa muodostuu pilotoiduista analysointi- ja tiedonkeruumenetelmistä koostetusta analysointiprosessin työkalupaketista, joka ohjeistaa hankintaa systemaattisen analysointiprosessin toteuttamiseen, joka on toistettavissa vuosittain