Hankintaprosessin kuvaus ja organisaatiomuutos

Hankintaprosessin kehittäminen ja ymmärtäminen on yritykselle todella tärkeää. Prosesseihin perustuva organisaatioiden kehittäminen on prosessien kuvaamista sekä suunnittelua ja hallinnan parantamista. Prosessikehittämisen tavoitteena on lisäarvon tuottaminen asiakkaille ja sidosryhmille. Tämän kehityshankkeen tavoite oli saada 48 tunnin vastausaika asiakkaan palvelupyyntöön. Kehityshankkeeseen ei saanut tilaajalta rahallista tukea eikä lisää resursseja. Tavoite opinnäytetyössä oli luoda kuvaston ulkopuolisten tuotteiden hankintaprosessi ja viedä se käytäntöön onnistuneesti. Opinnäytetyön toinen tavoite oli kartoittaa teknologian kehittämisen tarve. Nykyhetken sähköpostitse toimiva palvelu haluttiin viedä prosessimaiseen ajatteluun. Muutos vaati vahvaa muutosjohtajuutta onnistuakseen. Tämän opinnäytetyön teoriaosassa käsitellään prosessia, prosessin kuvaamista ja muutosjohtamista. Nykytilan kartoitus aloitettiin havainnoimalla ongelma- sekä kehityskohtia ja haastattelemalla kohdeosaston työntekijöitä. Dataa kerättiin tilaajan toiminnanohjausjärjestelmistä ja analysoitiin prosessia prosessin kuvaamista varten. Datan ja haastatteluiden pohjalta kuvattiin prosessit ja määriteltiin prosessintekijät. Tutkimuksen tuloksena luotiin uusi prosessikuvaus ja saatiin ymmärrys teknologian päivittämisestä. Työssä esitellään kuvatut prosessit. Tavoitteeseen päästiin kuvaamalla hankintaprosessi eri tasoilla sekä organisaatiomuutoksilla, luomalla uusia ostosääntöjä, poistamalla tiimirajoja ja keskittämällä toimintoja. Opinnäytetyön lopputuloksena tilaaja sai nykytila-analyysin kehityskohdista. Prosessien kuvaamisen ansiosta organisaatiomuutos oli mahdollinen. Tilaajalla on opinnäytetyön jälkeen hyvät edellytykset jatkaa osaston kehitystä ja käyttää prosessikuvauksia hyödyksi