Hankinnan tietojärjestelmän tarvemäärittely : Case-tutkimus konsulttiyrityksessä

Informaatioteknologian ajatellaan yleisesti vaikuttavan positiivisesti yritysten kilpailukykyyn tukemalla yrityksen tavoitteita ja strategioita. Kuitenkin suuri osa tietojärjestelmähankkeista epäonnistuu saavuttamaan niille asetettuja tavoitteita. Monet tietojärjestelmähankkeet joko keskeytetään ennen niiden valmistumista tai hankkeisiin liittyy vähintään myöhästymistä, budjetin ylittämistä ja vaadittujen toimintojen puuttumista. Näin ollen, tietojärjestelmähankintojen valmisteluun tulee käyttää runsaasti voimavaroja ja aikaa. Kuitenkaan aikaisemmat tieteelliset julkaisut eivät ole juurikaan käsitelleet hankintatoimessa hyödynnettävien digitaalisten ratkaisujen tarvemäärittelyä yritystasolla. Tämä tutkimus toteutetaan osana toimeksiantoa case-yritykselle. Tutkimuksen tavoitteena on muodostaa selvitys case-yrityksen tarpeista mahdollisen tietojärjestelmähankkeen käynnistämiseen. Tutkimus keskittyy pääasiassa teknologisten ratkaisujen hyödyntämiseen hankinnan toiminnoissa ja prosesseissa. Tutkimuksen tavoitteeseen vastataan seuraavilla tutkimuskysymyksillä: Mikä on case-yrityksen hankintaprosessien nykytila? Mitä tarpeita case-yrityksellä on mahdollisen tietojärjestelmähankkeen käynnistämiseen? Tutkimuksen teoriaosuudessa tarkastellaan digitalisaation yleisiä vaikutuksia hankintatoimeen ja keskeisiä hankinnan teknologiota sekä niiden mahdollisia hyötyjä hankintatoimen osana. Lisäksi esitellään tietojärjestelmän hankintaprosessin valmistelu yrityksen tarpeiden määrittelyn näkökulmasta. Tutkimusmenetelmänä hyödynnettiin kvalitatiivista tapaustutkimusta. Empiirinen aineisto kerättiin avoimilla haastatteluilla, jossa case-yrityksen henkilöstöltä pyrittiin saamaan mahdollisimman kattava kokonaiskuva case-yrityksen nykytilasta. Lisäksi datankeruussa hyödynnettiin myös case-yrityksen sisäistä dokumentaatiota. Datankeruun tuloksena kuvataan case-yrityksen hankintatoimen nykytila, jossa tarkastellaan toiminnoista löytyviä ongelmia ja tarpeita. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että case-yrityksellä on tarve nopeuttaa nykyisiä datan käsittelyprosesseja, mihin nykyiset käytössä olevat tietojärjestelmät eivät sovellu. Näin ollen yrityksellä on selkeä tarve uudelle tietojärjestelmälle. Kuitenkin vain osa case-yrityksen tarpeista kohdistuu järjestelmätasolle, sillä osa tarpeista korreloi enemmänkin yrityksen prosessien ja työskentelytapojen ongelmiin. Näin ollen, kaikkiin yrityksen tarpeisiin tai ongelmakohtiin ei voida suoraan tietojärjestelmähankinnalla vastata. Täten, tutkimuksessa pyrittiin tuomaan esille myös käytännön kannalta merkityksellisiä toimintaehdotuksia