Pelaksanaaan Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif Studi Kasus pada Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menangah

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui proses pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif yang dilaksanakan di Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah (Setditjen Dikdasmen) dan upaya mengatasi kendala dalam pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif. Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah observasi, wawancara dan kajian pustaka. Sedangkan teknik analisis data meliputi: reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan/verifikasi. Hasil penelitian ini meliputi: 1). Kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen telah mempunyai pedoman/landasan hukum yang jelas, baik dari peraturan pelaksanaan kegiatannya maupun acuan terhadap pemusnahan arsip yang diatur melalui JRA (Jadwal Retensi Aktif). Prosedur pelaksanaan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan Utama memiliki 6 tahapan, Unit Kearsipan Utama melakukan pelaksanaan pemusnahan arsip dinamis volume besar pada bulan April tahun 2018 dengan menggunakan jasa Pabrik Kertas PT. Aspek Kumbong. Arsip dimusnahkan dengan cara dicacah, total jumlah arsip yang dimusnahkan seberat 7 ton dan terdiri dari arsip maupun non arsip. 2). Upaya yang dilakukan Unit Kearsipan Utama dalam mengatasi kendala ketika melakukan pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif adalah: a). Melakukan upaya rekonstruksi arsip oleh Unit Kearsipan Utama yang berguna untuk memudahkan penata arsip dalam menyesuaikan data dan fisik arsip agar mudah ditemukan kedepannya, sehingga penata arsip dapat lebih efektif dan efisien dalam menyiapkan Daftar Arsip Inaktif, b). Melakukan Workshop dan Sosialisasi Kearsipan ke tiap-tiap Unit Pengolah/Unit Pencipta secara berangsur-angsur, dengan adanya kegiatan tersebut secara perlahan Pengadministrasi Umum memiliki kemampuan dan pemahaman tambahan untuk mengatasi permasalahan dalam mengelola arsipnya sendiri sehingga kekurangan SDM (Sumber Daya Arsip) yang terjadi di Unit Kearsipan Utama dapat diminimalisir dengan cara memaksimalkan SDM (Sumber Daya Arsip) yang ada, c). Panitia tim penilai arsip melakukan Follow Up lebih secara intens, dengan cara follow up by phone di H-1 bahkan hari H penilaian arsip ke seluruh unsur penilai arsip. Dengan demikian panitia tim penilai arsip bisa mencarikan pengganti yang setara kompetensi di bidangnya juga pemahaman tentang arsipnya, Sehingga waktu penilaian arsip tetap sesuai dengan jadwal yang ditentukan.ix, 139 hlm,: ilus.; 25 c