IMPLANTAÇÃO DE UMA SOLUÇÃO GED PARA A DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Com o passar dos anos o manuseio do papel em escritórios de contabilidade e acervos arquivísticos, vem sendo substituído pela digitalização dos documentos, diminuindo o contato com o papel o que consequentemente diminui o seu desgaste, e obtém através da utilização de software, um controle maior de organização para o acesso aos arquivos digitalizados que podem ser armazenados em mídias ou em outros dispositivos físicos (hardware). O presente trabalho tem como objetivo apresentar a redução do impacto ambiental, através da implantação de uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos, junto com os procedimentos, técnicas e ferramentas da gestão de documentos e das tecnologias que fazem parte da gestão eletrônica de documentos. Trata-se de um estudo experimental, em que foram usadas como etapas, instalação do equipamento e escolha das ferramentas, escolha do formato de arquivo e a qualidade da imagem, higienização, criação das mídias, avaliação e backup. Os resultados mostram que após um ano e meio da implantação desta solução GED na Assembleia Legislativa do Estado do Ceará com uma economia considerável nos custos relacionados ao uso de papel. A organização dos arquivos digitalizados para um fácil acesso e identificação, a redução das folhas de papel nos armários, aumento o espaço físico nos mesmos, uma prevenção de riscos foi realizada, e obteve uma boa aceitação dos funcionários.