Document management at the cultural administration in Värnamo municipality : - a study of staff experience

Detta är ett examensarbete som är utfört på kulturförvaltningen i Värnamo kommun och där syftet varit att under april-maj 2021 kartlägga hur deras dokumenthantering ser ut genom att ta reda på medarbetarnas upplevelse av den. På grund av en ostrukturerad dokumenthantering fick vi i uppdrag att titta på det ur vår synvinkel. Hur ser kulturförvaltningens rutiner för dokumenthantering ut? Vad sparas på vilka ställen? Vilka problem finns? Detta är frågor som vi tagit upp och besvarar i denna rapport. För att få veta vad medarbetarna själva tycker om dokumenthanteringen utformade vi en både kvalitativ och kvantitativ enkät som vi skickade ut. Vi utförde även semistrukturerade intervjuer med ett par nyckelpersoner. Detta valde vi för att få in alla deras åsikter. Av enkäten och intervjuerna kunde vi konstatera att de flesta ändå tycker lika. Deras gemensamma server var ostrukturerad, och filarkivet i deras intranät Nettan kunde vara svårt att förstå sig på. I rapporten har vi en sammanfattning av resultaten på intervjuerna och enkäten. Under resultatdiskussionen har vi med egna förslag på hur dokumenthanteringen kan förbättras i verksamheten. I slutet av rapporten har vi med en slutsats där vi tagit med vårt syfte av studien, frågeställningen, det vi kommit fram till och fortsatt forskning inom området. This is a master thesis which is performed at the cultural administration in Värnamo municipality and where the purpose been that under april-may 2021 map how their document management looks by finding out the employees own experience of it. Because of a unstructured document management we were commissioned to look at it from our point of view. How does the routines for document management at the cultural administration look like? What is saved and where? What problems are there? These are questions that we have brought up and answer in this report. To know what the employees think about the document management we designed a both qualitative and quantitative survey which we sent out. We also performed semi-structured interviews with a few selected employees. We chose this way because we wanted to get as many opinions as possible. Of the survey and interviews we could draw the conclusion that most of them think alike. Their shared server was unstructured, and the file archive in their intranet Nettan is hard to understand. In the report we have a result summary of the interviews and the survey. Under result discussion we have our own suggestions on how the document management can be improved in the business. At the end of the report we have a conclusion where we have included our purpose of the study, the issues, what we have reached and continued research within the area. Examen i vårdadministration, YH-utbildning: 20 Yh-poäng