Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS)’nin insan kaynaklarının dönüşümüne etkisi: Marmara Üniversitesi örneği

ÖZETKüreselleşen dünyada e-devlet olma yolunda, günümüzün hızla değişen koşullarına uyum sağlama zorunluluğundan hareketle, kamu kurumlarının faaliyetlerini yürütmek ve rekabet avantajı sağlayabilmek için atmaları gereken en büyük adım Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) uygulamasına geçmektir. EBYS, kurumsal yapıyla entegre edilip kullanılmaya başlanmasıyla birlikte insan kaynaklarında dönüşüm meydana getirmiştir. Bu çalışmanın temel amacı; EBYS’nin kurumsallaştırılması sürecinde Marmara Üniversitesi personelinin ne tür sorunlarla karşılaştıklarını, çalışanların yeniliklere ve değişime ayak uydurmadaki çabasını ve bu kapsamda alınması gereken önlemlerin neler olabileceğini belirleyerek EBYS’nin Üniversitenin insan kaynağında nasıl bir değişime yol açtığını ortaya koymaktır.Çalışmanın hipotezi; EBYS’nin hayata geçirilmesiyle birlikte Marmara Üniversitesi Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğünün iş süreçlerinde meydana gelen değişiklikle birlikte Müdürlüğün rolünün değiştiği ve kurum faaliyetleri içindeki öneminin de arttığının fark edilmesiyle birlikte Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü personelinin eğitim durumu, becerileri, bakış açıları ve yetkinliklerinin değişmesi gerektiği düşüncesine varılmasıdır. Bununla birlikte gerek Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü çalışanlarının gerekse Üniversitenin tüm personelinin yeni bir uygulamaya verdikleri olumlu ve olumsuz tepkiler bu çalışmanın ortaya çıkmasında önemli bir etken olmuştur.Bu çalışmaya Marmara Üniversitesinde EBYS kullanan idari personel dahil edilmiş olup çalışma kapsamında gözlemleme ve idari personele anket uygulaması yapılmıştır. Çalışmaya katılan personel, eğitim durumu, hizmet yılı, yaş ve cinsiyet özelliklerine göre değerlendirilmiştir. Marmara Üniversitesinde 2013 yılı başında kullanılmaya başlanılan EBYS’nin kurumsallaştırma sürecine de yer verilen çalışma sonucunda, EBYS ile gelen değişimin Marmara Üniversitesi Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğünün işlevini ile kurumsal süreçlerdeki rolünü ve Müdürlük personelinin sahip olması gereken nitelikleri değiştirdiği, Üniversite çalışanlarını geliştirici ve güdüleyici olduğu gibi çalışanların iş tatmini yükselttiği düşünülmektedir. Marmara Üniversitesi personelinin eğitimleri, deneyimleri, bilgileri, tutumları, bakış açıları, becerileri çok farklılaşmıştır ve personel kendini yenilemek ve değiştirmek durumunda kalmıştır. Bununla birlikte Marmara Üniversitesinde değişime ve gelişime açık, gelişmeleri çok yakından izleyen, yeni bilgiler üretebilen ve işbirliği içinde çalışabilen personel ihtiyacı doğmuştur. Kısacası; EBYS’nin mesleki bilgi ve beceriler ve kişisel yetkinlikler yönünden farkındalık sağlayacağı öngörülmektedir.Bu çalışmanın birinci bölümünde genel olarak değişim ve örgütsel değişim kavramları irdelenmiş, kurumların dönüşüm yaşadığı süreçte üst yönetimin rolü vurgulanarak değişime direnç ve kurumlardaki insan kaynağı değişiminin önemini ortaya koymak amaçlanmıştır. İkinci bölümde, belge, doküman, elektronik belge tanımları üzerinde durularak, elektronik belge yönetim sistemi ve yararları açıklanmış ve alan hakkındaki mevzuat ve standartlar üzerinde durulmuştur. Üçüncü bölümde, Marmara Üniversitesinde EBYS’nin Projelendirme ve Uygulama süreci üzerinde ayrıntılı bir şekilde durularak bu süreçte ne tür sorunlarla karşılaşıldığı ve alınması gerek tedbirlerin neler olabileceği üzerinde durulmuştur. Dördüncü bölümde, EBYS’nin Marmara Üniversitesi Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğünde nasıl uygunlandığını anlatılmış, Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü personelinin bu uygulamadaki rolü ve EBYS’ye uyumu, uygulamada karşılaşılan sorunlar ve ihtiyaç duyulan personel niteliklerinin neler olabileceğini ortaya koymak amaçlanmıştır. Beşinci bölüm olan araştırma çalışmasında nitel ve nicel araştırma yöntemlerinden yararlanılmıştır. Nitel yöntem olarak vaka çalışması, nicel yöntem olarak ise anket uygulaması kullanılmıştır. Araştırmanın nitel yöntem kullanılan bölümünde, kurumsal belge yönetiminin EBYS ile fiziksel ortamdan elektronik ortama dönüştürülmesi süreci analiz edilerek detaylı bir şekilde ele alınmaya çalışılmıştır. Araştırmanın nicel yöntem kullanılan bölümünde ise anket uygulaması sonucunda elde edilen verilerin istatistiksel olarak analiz edilmesiyle ortaya çıkan sonuçlar belirtilmiştir.Anahtar Kelimeler: İnsan kaynakları, değişim/dönüşüm, EBYSABSTRACTOn the way of globalization world and being an e-state, for public organizations, in order to manage business processes and activities and to provide competetion advantage, the biggest step is to pass through Electronic Records Management System(ERMS) Application. With the usage of ERMS and its integration to the organizational structure, it has brought a transformation in human resources. The main objective of this study is that; to determine the system effects through human resources, what are the problems that the personnel of University of Marmara faced to and their effort to adopt the new and changing system, during the process of institutionilization of ERMS.The hypothesis of the study is; with the realization of ERMS at the University, it’s been thought that the responsibility and the role of Directorate of Correspondence and Archives Unit would change and its importance would be understood within the other business processes of the University. Addition to this, there’ll be a neccessity of change that the educational situation, skills, competeties and outlooks of Personnel of this Unit. However, with this case, the positive and negative feedback both the University personnel and the Unit personnel had performed, reasoned to select such a subject as well.The administrative personnel of University was included to this study by applying them questionaires and a method of survey. They were evaluated up to the dynamics of their educational situation, seniority, age and gender.The process of institutionilization of the ERMS after the beggining of the system by 2013 within the University is also included to the study. With this development, it’s tought to be that the function and the role of Directorate of Correspondence and Archives Unit had changed and the job satisfaction and the competities and roles of personnel changed as well. According to our determination of the related nature, the education, experience, knowledge, attitude, viewpoint and skills of University Personnel underwent a change and they had to have an obligation to change and renew themselves. At the same time, the University needed a personnel open to changes, following up the developments, creating new information and able to work with others in colloboration. Briefly, it’s projected that with the usage of ERMS, professional knowledge, skills and personal perfections will make a difference.In the first chapter of this study; generally concepts of change and organizational change had been analized, it’s tried to perform the role of top management, the resistance to change and changes of human resources. In the second section, the definitions of records, document, electronic records were undertaken and also the meanings of electronic records system and their benefits were explained and the procedures and standarts up to related field were pointed out. In the third chapter, the process of projecting and application of ERMS, the possible problems the system will create and the ways of coping with were expressed. And in the forth chapter, how the ERMS was applied at the Directorate of Correspondence and Archives Unit, the role of related Unit Personnel, integration of the system to the Unit, problems during the implementation process and the specialities of personnel needed was tried to be explained. At the fifth chapter which includes emprical research, qualitative that is questionaire and quantitative that is case study methods were applied. In the section of quantitative study, the transformation process of organizational records management into the electronic environment was analized particularly..On the other way, in the qualitative section, the data and findings of quastionaire was evaluated statistically.Key Words: Human resources, change/transformation, ERM