E-devlet uygulamalarının bilgi ve belge yönetimi açısından analizi

ÖZETBilgi, her dönemde güç olarak kabul gören bir kavram olmuştur. Ancak daha eski dönemlerde prestij anlamında güç olarak görülen bilgi, günümüzde ekonomi ve enflasyon terimleriyle yan yana gelen ve artık kurumlar ve kişiler için en önemli sermaye olarak görülen bir kavram haline gelmiştir.Yönetimine hâkim olmayı gerektiren bilginin giderek artan hızda üretildiği, paylaşıldığı ve kullanıldığı günümüzde bilgi kadar önemli bir kavram olan “zaman” ise geri döndürülemeyen, hiçbir şekilde kendisinden tasarruf edilemeyen bir unsurdur. Bu bağlamda bilginin elde edilebilmesi için gerekli olan zamanın verimli kullanılabilmesi günümüz teknolojilerinin aktif kullanımıyla mümkün olacaktır. Bu sebeple Bilişim Teknolojilerinin çağımızdaki hızlı gelişimine toplumlar da ayak uydurmak zorunda kalmaktadır. Günümüzde ayrıca ister kamuda ister özel sektörde kurum ve kuruluşlar bünyesindeki kurumsal bilgi yönetimi de yine teknolojik uygulamaların aktif kullanımıyla mümkün olmaktadır. Bilgi teknolojilerinin etkin kullanımı ile birlikte “üretilen bilgi”nin yerini günümüzde neredeyse hiçbir madde veya materyal alamamaktadır. Bilginin tek başına ekonomi olarak bahsedilerek bir disiplin haline geldiği günümüzde, doğru bir şekilde kullanımı sayesinde zamandan sağlanacak kazanç, düşen maliyetler, artan verimlilik, memnuniyet, hayat kalitesi ve bireysel katılım ile kağıt bağımlılığının da azalması ile ekolojik anlamda da birçok avantaj sağlayacağı düşünüldüğünde bu çalışmaların gerisinde kalınmasının imkansız olduğu bir kez daha anlaşılmaktadır. Bu sebepledir ki Türkiye’de de dünyadaki bu gelişmelerin ardında kalmamak adına çok sayıda çalışma yapılmaktadır. Bunun en önemli örneği ise “e- Devlet” uygulamalarıdır.e-Devlet uygulamalarının ortaya çıkışında, verimliliğin arttırılması ve çağdaş toplum olabilme düşüncesi hakim olmuştur. Bugün dünyadaki pek çok hükümet vatandaşlarına daha etkin, hızlı ve şeffaf hizmet verebilmeyi amaçlamaktadır.Türkiye de tüm dünya ülkelerinde olduğu gibi, elektronik dönüşüme bağlı olarak yapılan e-Devlet çalışması kapsamında; vatandaşlarına daha iyi, güvenli, hızlı ve az maliyetli hizmet verebilmeyi, böylelikle de bürokrasi yükünü hafifletmeyi amaçlar. Bu amacı gerçekleştirmek için de elektronik ortamı etkin bir araç olarak kullanır. Ülkemiz adına yaygın kullanımda olan e-dönüşüm uygulamaları ile ilgili yapılan ve yapılmakta olan çok sayıda çalışma, getirilen birçok standart ve uygulama vardır. Bu çalışmaların ve emeğin boşa gitmemesi ve uygulamaların hatasız bir şekilde yürütülebilmesi gerekmektedir.e-Devlet Uygulamalarının Bilgi ve Belge Yönetimi başlıklı bu çalışma ile şuan Türkiye’deki kurum ve kuruluşlardaki e-Devlet uygulamaları ve ilgili destek sistemlerin durumu ile bu uygulamaların BBY alanı ile nasıl etkileşimde olduklarına yönelik teorik ve gözlem yolu ile analiz yapılmaya çalışılmıştır.ABSTRACTWe live in a world that needs to dominate Information and Knowledge Management and where information is also fastly produced, shared and used.Information as a term indicates power. However, information which was seen as power in terms of prestige in ancient times, is now regarded as synonymous with terms such as economics and inflation and is viewed as an asset in terms of capital.In today’s society another term which is as important as information is time; something which we cannot get back or retrospectively save. Obtaining and using information in a timely manner has been made possible by actively using the endless technological advances available.For this reason, societies are obliged to live in harmony with Information Technologies. Information Technologies and its systems have an unrivalled place in terms of producing information effectively. Today information is viewed as economical in its own right and is accepted as a discipline. When we think about the time saving, low cost aspect, increase in productivity through technology which one could argue has resulted in more satisfaction, better life quality and ecological benefits such as less paper usage, it is difficult to doubt the advantages of Information Technology. Turkish studies outlining such developments have been plentiful. The most important example of these studies is e-Government applications.The implementation of e-Government applications has abolished unnecessary tiers of bureaucracy between the state and its citizen and is regarded as critical in order to increase productivity and effectiveness in contemporary society. In this day and age many governments aim to provide more effective, faster and more transparent services to their citizens.Turkey, like other countries, also aims to be able to offer an enhanced, safer, faster and low-cost service to its citizens within the context of e-Government applications and to therefore reduce bureaucracy accordingly. The electronic environment is used as an effective tool in order to fulfil this aim.This study aims to analyse the status of e-government application results and Electronic Document Management Systems which will be used in this context from the perspective of the field of information and records management