İnsan kaynakları yönetiminde elektronik uygulamalar

İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİNDE "e" UYGULAMALARHayatın her alanında elektronik kelimesini temsil eden bir "e" harfi hemen hemen bütün kavramların önüne eklenmektedir. Örneğin; e-ticaret, e-iş, e-devlet, e-öğrenme, e-sağlık,... Global rekabet ortamının, işletmeleri bütünsel anlamda yani bütün departmanlarının bilgisayar ve iletişim teknolojilerinin entegre olduğu bir sisteme zorlamakta olduğu görülmektedir. Son dönemde insan kaynakları anlayış ve uygulamaları da bu popüler gelişimden payını almış ve insan kaynaklarının geniş yelpazesi içinde "e-insan kaynakları" adıyla yeni bir alan doğmuştur.Son yıllarda internetin bilgisayarların ayrılmaz bir parçası olması sonucu kişisel bilgisayarların yanında işletmelerin elektronik dünyayı hem ticari hemde İKY alanında kullanmaya başladıkları görülmektedir.Yapılan literatür taramasında insan kaynakları yönetiminde "e" uygulamaların günümüzde yaygın olarak uygulandığı üç süreç saptanmıştır. Bunlar; internette aday araştırma ve bulma, bilgisayar ortamında performans değerlendirme ve elektronik eğitim/öğrenme olarak tespit edilmiştir. Bunlara ek olarak İK uygulaması olmamasına rağmen internet-intranet uygulaması tespit ettiğimiz üç sürecin bilgisayar ortamında yapılabilmesi ve İK ile ilgili bilgilerin kullanıcılar için on-line ulaşılabilir hale getirmesi sebebiyle Internet-intranet uygulamalarıda araştırmamıza dahil edilmiştir. Teknolojik değişimin bilgi teknolojileri ve bilgi sistemlerinin kullanımıyla mümkün olduğu gözlemlenmiştir.Günümüzde işletmelerin teknolojik gelişmelere kayıtsız kalmayarak, işletme ile ilgili ihtiyaçlara yönelik olarak çeşitli insan kaynakları sistemleri kurdukları ve insan kaynakları uygulamalarını "elektronik" ortama taşıyarak süreçleri e-ortam vasıtasıyla uygulamaya başladıkları, işletmelerin insan kaynakları yönetim bilgi sistemlerini oluşturarak, faaliyetlerini internet, intranet veya yerel ağlar vasıtasıyla yürüttükleri; bunun sonucunda da işle ve çalışanlarla ilgili hertür bilgiyi düzenli bir şekilde toplayarak saklayabildikleri de gözlemlendiği halde yapılan literatür taraması sonucunda insan kaynakları yönetiminde hangi uygulamaların internet ortamına aktarıldığına ilişkin yapılan araştırmalar bulmanın pek olanaklı olmadığı tesbit edilmiştir. İşte bu ihtiyaca yönelik olarak yapılan araştırmanın amacı; Türkiye'deki en büyük sanayi kuruluşlarının İK uygulamalarında "e" ortamı ne derece ve hangi amaçlarla kullandıklarını ortaya koymaktır.Anket çalışması ile de "Ülkemizin en büyük sanayi kuruluşlarındaki İk ile ilgili e-uygulamaları, bu uygulamaların yoğunluklarını ve hangi amaçlara yönelik olarak kullanıldıklarını" tespit etmektir. Bu amaçla araştırma; bilgi teknolojilerinin tanımı, kapsamı ve insan kaynakları yönetimi elektronik uygulamaları ile kullanım amaçlarının incelenmesi ve Türkiye'nin en büyük 100 sanayi kuruluşundaki "e-ik" uygulamalarının araştırılmasına yönelik olarak tasarlanmıştır.İK Süreçlerinin E-ortamda Uygulanma Amaçları1.Zamanın etkin olarak kullanılması(%58.3)2.Personel ile ilgili bilgiye kolayca ulaşmak ve yayınlamak (%50)3.İk departmanının etkinliğinin arttırmak(%33.3)4. Perfromans değerleme hatalarının azaltmak(%29.1)INTRANETİşletmelerin; %33.3 ü hiç kullanılmıyor,daima ve sık sık kullananların oranı ise %79.2 Bu oran(%79.2) ankete katılan sanayi işletmelerinin İK süreçlerinin "e" ortamda uygulanabilirliğinin sağlanması ve yakın gelecekte insan kaynakları süreçlerinin "e" ortama taşınması olasılığını gündeme getirme potansiyeline ışık tutması açısından umut vericidir çünkü işletmeler intranet ile sahip olduğu şirket içi ağ merkezleri sayesinde diğer uygulamaları da yakın bir gelecekte uygulama imkanına sahip olabilecekleri söylenebilir.İK Intranet Uygulamasının Amaçları1.Çalışanların İhtiyaç Duydukları Bilgi Yayınlamak %502.Politika ve Prosedürleri Y.ayınlamak %20.9Intranet'in Kullanılma OranıUzmanlar %84Yöneticiler%76İşçiler%4 e-EĞİTİM/ÖĞRENMEİşletmelerin %33.3'ü e-eğitim/öğrenme uygulamasını hiç kullanmıyor, %16.7'si henüz başlangıç aşamasında kullanıyor, bazen kullananların oranı ise %29.1'dir. işletmelerin %20.9'u nun e-eğitim/e-öğrenme uygulamasını (daima ve sık sık) kullanıldığı belirlenmiştir.E-eğitim/öğrenme süreçlerinde uygulayan işletmelerin; %30'u Satış/pazarlama bölümüne, Operasyon ve üretim bölümüne %23 ve %20'si ise Finans bölümüne uyguladıklarını ifade etmişlerdir..E-öğrenim/e-eğitim Uygulamasının En önemli Amaçları;1.Daha az maliyetli olması %20.82.Zamandan tasarruf sağlaması ve eğitimde esnek olması ile aynı oranda( %20.8) önemli bulunmuştur. e-PERFORMANSAnkete katılan işletmelerde performans değerlendirmesini e-ortamda yapmayanların oranı %33.3'tür. Henüz başlangıç aşamasında kullananların oranı %29.2 ve (daima ve sık sık) kullananların oranı ise %24.9'dur.E-performans değerlemesini "tüm çalışanlarına" uygulayan işletmelerin oranı %43'tür, bu uygulamayı yapan işletmelerin %25'i ise çoğunlukla "uzmanlara" uygularken, %19'u yöneticilere uygulamaktadır, e-performans değerlemesini "büro elemanlarına" da uygulayan işletmelerin oranının %13 olduğunu ifade etmişlerdir. İşletmelerin işçilerde geleneksel performans değerleme yöntemlerini tercih ettikleri söylenebilir.E-performans'ın Uygulama En Önemli Amaçları1.Performans gelişiminin takibi ve raporlama (%29.2)2.Sonuçların saklanması ve kolayca ulaşılması (%33.3) e-İNSAN KAYNAĞI TEMİNİİşletmelerin %37.6'sı insan kaynağı teminde "e" ortamı bazen kullanıyor. Cevaplayıcıların %54.2'si ise "Daima ve Sık sık" e-insan kaynağı temini yöntemini kulanırken, hiç kullanmayanların oranın %4.1'olduğu belirlenmiştir.Uygulandığı Grupların OranıÜst kademe yöneticileri düzeyinde %8, orta kademe yöneticiler düzeyinde ise %25 ve uzmanlar düzeyinde ise %27 dir. İşçilerde ise bu oran %4'tür. Ayrıca ankete katılan işletmelerden %12'si insan kaynağı temininde internet ve teknolojileri tüm personelinin temini için uyguladıklarını belirtmişlerdir.Araştırmanın SonuçlarıBu çalışmada elde edilen bulgu ve sonuçların, İKYBT'yi gerçekleştiren, insan kaynakları süreçlerini elektronik ortamda uygulayan ve geçiş aşamasında olan işletmelerde "e" uygulama alanlarını ve kullanım amaçlarının ne olduğuna ışık tutma ve durumu ortaya koyma işlevi görmesi umulmaktadır.Araştırmada elde edilen verilerin değerlendirilmesi sonucunda intranet'in(%79.2) ankete katılan sanayi işletmelerinde yaygın olarak kullanılması; İK süreçlerinin "e" ortamda uygulanabilirliğini sağlaması ve yakın gelecekte insan kaynakları süreçlerinin "e" ortama taşınması olasılığını gündeme getirme potansiyeline ışık tutması açısından umut verici olduğunu söyleyebiliriz.Öte yandan örneklem grubumuzda, sanayi işletmelerinde işçilerin sayısının fazla olması ve grubun elektronik uygulamaların uygulanabilmesi için gerekli fiziksel ortam ve yetkinliklerden yoksun olması "e" uygulamaların uygulanabilirliğini zorlaştıracağı tahmin edilmektedir.Yapılan araştırmanın devamı niteliğini taşıyacak araştırmalara yönelik olarak, bu konudaki bir araştırmanın farklı bir sektör üzerinde yapılabileceği; süreçlerinde elektronik uygulamalara yer veren şirketlerde incelemeler yapılarak öneriler sunulabileceği ya da çeşitli sektörlerde sadece bir uygulamanın (örneğin elektronik performans), ele alınarakçalışma yapılabileceği söylenebilir. Konuyla ilgili farklı uygulamalar kullanılarak yapılacak araştırmalar, literatürün zenginleşmesine de yardımcı olabilecektir.Bu çalışmanın daha sonraki dönemlerde küçük ölçekli işletmelerdeki durumu ortaya koymak üzere yapılan araştırmalara öncü ve mukayeseli bir çalışma zemini hazırlaması öngörülmekte ve ülkemizde sektörel anlamda "e" uygulamaların karşılaştırılmasına katkı sağlaması ve farklılıkları ortaya koyması umulmaktadır.Teşekkürler,Murat Topaloğl