Event organizations : experiences of digital communication

Personer väljer att volontärarbeta för många fler anledningar än för att ideellt arbete måste genomföras för en förening. Volontärarbete kan ge en individ erfarenheter, social gemenskap och få känna sig behövd samt uppskattad i det arbete som utförs. En utmaning underCovid-19-pandemin var att olika restriktioner tillsattes och de flesta evenemang ställdes in. De enda evenemang som var tillåtna att genomföras var elitidrottsevenemang med hårda förhållningsregler anpassade efter pandemin. En förhållningsregel var att inga fysiska träffar fick genomföras vilket betydde att alla förberedelser med volontärerna fick organisationerna genomföra digitalt. Detta problem ansågs intressant och därför valdes detta fenomen att studeras mer ingående. Studiens syfte var att utifrån ett digitalt kommunikationsperspektivundersöka hur evenemangsorganisationer upplevt den sociala interaktionen via digitala kanaler. Studien har använts sig av en kvalitativt intervjumetod där fem olika specialister harintervjuats samt övrigt material som studien tilldelats från respektive respondent. Med hjälp av intervjuerna undersökte vi hur organisationerna har upplevt den social interaktionen och tillhörigheten via de digitala kanalerna samt om de digitala kanalerna kunde upplevas som enenvägskommunikation. Studiens resultat visar att det finns både fördelar och nackdelar med att förbereda sina volontärer inför ett fysiskt evenemang med hjälp av digital kommunikation. Evenemangsorganisationer anser att det digitala inte kan ersätta det fysiska mötet förvolontärerna eller för organisationerna, men det digitala kan definitivt vara ett komplement till de fysiska mötena i framtiden. There are many reasons for why people choose to volunteer and carry out non-profit work for an association: socialization, gaining experience and a feeling of being needed and being appreciated for the work they do. Due to the challenges that arose during the Covid-19pandemic, strict restrictions were implemented, meaning that companies and organizations had to adapt and therefore cancel most of their events. The only events that were allowed to take place were elite sports events with strict rules and they had to follow the authorities guidelines of the pandemic. These guidelines encouraged people to not attend physical meetings, which meant that all preparations with the volunteers had to be carried out digitally. This problem was considered interesting and therefore this phenomenon was chosen to be studied more in detail. The purpose of this study was to examine, from the perspective of digital communication, how event organizations experienced social interaction through digital channels. A qualitative interview method has been conducted for this study. Five different specialists who were in charge of the digital communication to their volunteers have been interviewed as well as other material that the study has gained access to from each respondent. During the interviews the respondents explained how they worked with different digital tools in order to reach out and communicate with their volunteers digitally. In addition, we have studied how the event organizations have experienced the social interaction through digital channels and the overall experience of these different channels. The results of this study show that there are both advantages and disadvantages when preparing volunteers digitally for a physical event. Event organizations believe that the digital aspect is something that can not replace the physical meetings for volunteers and organizations. However, digital meetings can instead be seen as a complement to the physical meetings in the future. The following essay is written in Swedish.