Diseño de un Sistema de Gestión Documental según UNE-EN ISO 9001:2015 tras una fusión empresarial

El presente proyecto tiene como objetivo el diseño de un Sistema de Gestión Documental (SGD) que cumpla con los requerimientos de la norma ISO 9001:2015 y con los impuestos por la multinacional en la que se desea implantar, producto de una reciente fusión empresarial. Se ha seguido una metodología basada en la norma ISO 15489-1:2016 para el correcto desarrollo del nuevo sistema, y se han definido procedimientos operativos para la gestión del riesgo y del cambio. La investigación preliminar ha servido para comprender el marco normativo, estudiando las normas ISO 9001:2015, ISO14001:2015 e ISO 45001:2018 y para conocer las prácticas recomendadas y ventajas de los Sistemas de Gestión Documental Electrónica (SGDE), haciendo un análisis de su estado del arte dirigido hacia el impacto de las tecnologías de la información. En la evaluación del sistema actual se ha medido el nivel de cumplimiento de la norma ISO 9001:2015 del sistema previo al diseñado, estudiando su arquitectura, procesos y software, además de la documentación contenida en función del departamento emisor, el tipo de documento y el año de aprobación. En la evaluación previa del proyecto se realiza la planificación temporal y la estimación de riesgos y costes. La identificación de requisitos abarca los procesos, actores, metadatos, requerimientos funcionales y no funcionales de la empresa. En el desarrollo del sistema se elige SharePoint como nuevo gestor documental en base a los requerimientos establecidos previamente y se explica su arquitectura, implementación y modo de empleo. En la evaluación del nuevo sistema se verifica el cumplimiento de los requisitos y se evalúa el nivel de cumplimiento de la norma, se exponen las incidencias, de las cuales un 58% siguen abiertas y se analizan los riesgos futuros, entre los cuales se encuentran las actualizaciones de Microsoft y la comunicación de los cambios de funcionamiento. La planificación del traspaso de la documentación se basa en el tiempo cronometrado del traslado de un documento del gestor antiguo al nuevo, y se estima que terminará en enero de 2022, pese a los problemas surgidos. La implementación se basa en la formación del personal de la empresa y el mantenimiento de una correcta comunicación y un manual de usuario completo. Como el proyecto ha sido llevado a cabo en su totalidad por personal interno y no se ha pagado ningún extra en cuanto a software o hardware, puesto que eran recursos ya existentes, el cálculo del presupuesto tiene en cuenta exclusivamente el sueldo bruto y el tiempo de dedicación de cada rol; en total ha supuesto casi 38.000€. Como conclusión, se ha hecho una comparativa del cumplimiento normativo del sistema antiguo y el nuevo, en la que queda demostrado que el nuevo SGD cumple con mayor rigurosidad los requerimientos de la ISO 9001:2015. También se ha extraído que seguir las pautas de la ISO 15489-1:2016, a pesar de que tenga algunas carencias, hace al sistema más eficaz en un entorno globalizado. Para terminar, como futuras líneas de trabajo, se deberán cerrar las acciones que quedan abiertas actualmente y se revisará el modo de rentabilizar lo aprendido en este proyecto, para aplicarlo a otros ámbitos de la empresa que también requieren de una correcta y eficaz gestión documental.The objective of this project is to design a Document Management System (DMS) that meets the requirements of the ISO 9001: 2015 standard and with those imposed by the multinational in which it is desired to implement, as a result of a recent business merger. A methodology based on the ISO 15489-1: 2016 standard has been followed for the correct development of the new system, and operational procedures have been defined for risk and change management. The preliminary research has served to understand the regulatory framework, studying the ISO 9001: 2015, ISO14001: 2015 and ISO 45001: 2018 standards and to know the recommended practices and advantages of Electronic Document Management Systems (EDMS), making an analysis of its state of the art directed towards the impact of information technologies. In the evaluation of the current system, the level of compliance with the ISO 9001: 2015 standard of the system prior to the design has been measured, studying its architecture, processes and software, in addition to the documentation contained according to the issuing department, the type of document and the year of approval. In the preliminary evaluation of the project, the temporary planning and the estimation of risks and costs are carried out. The identification of requirements covers the processes, actors, metadata, functional and non-functional requirements of the company. In the development of the system, SharePoint is chosen as the new document manager based on the previously established requirements and its architecture, implementation and mode of use are explained. In the evaluation of the new system, compliance with the requirements is verified and the level of compliance with the standard is evaluated, incidents are exposed, of which 58% are still open and future risks are analyzed, among which are the Microsoft updates and communication of operational changes. The planning of the transfer of the documentation is based on the timed time of the transfer of a document from the old manager to the new one, and it is estimated that it will end in January 2022, despite the problems that have arisen. The implementation is based on the training of company personnel and the maintenance of correct communication and a complete user manual. As the project has been carried out in its entirety by internal staff and no extra has been paid in terms of software or hardware, since they were already existing resources, the budget calculation exclusively takes into account the gross salary and the time of dedication of each role; in total it has amounted to almost 38,000 €. In conclusion, a comparison of the regulatory compliance of the old and new systems has been made, in which it is shown that the new SGD meets the requirements of ISO 9001: 2015 with greater rigor. It has also been extracted that following the guidelines of ISO 15489-1: 2016, despite having some shortcomings, makes the system more efficient in a globalized environment. Finally, as future lines of work, the actions that are currently open must be closed and the way to make profitable what has been learned in this project will be reviewed, to apply it to other areas of the company that also require correct and effective document management