Groundwork for a sales and operations planning process within spareparts for Väderstad AB : A study with focus on classification, forecasting and management control

Under de senaste årtiondena har den omvärld som tillverkande företag befinner sig i blivit alltmer komplex. Denna ökande komplexitet ställer krav på företaget att ha goda strategier och metoder för att lyckas manövrera i denna omvärld och bibehålla sin konkurrenskraft. Ett verktyg för att göra detta är en så kallad sälj- och verksamhetsplaneringsprocess. En sådan process bidrar till att skapa balans mellan tillgång och efterfrågan på aggregerad nivå genom avdelningsöverskridande samarbeten. Ett företag som skulle kunna dra nytta av en SVP-process är Väderstad AB. Företaget upplever svårigheter kring arbetet med att planera behovet för reservdelar. Således blev arbetets syfte att ta fram grunderna för en sälj- och verksamhetsplaneringsprocess för reservdelar hos Väderstad AB. Baserat på litteratur relaterat till sälj- och verksamhetsplanering så identifierades tre områden som extra relevanta vid framtagandet av grunderna för processen; klassificera artiklar i grupperingar, utveckla prognoser för grupperingarna samt ta fram förslag till styrningen med avseende påaspekterna informationsflöde, mått, ansvar och beslut. Via ytterligare litteraturinsamling relaterat till dessa områden, datainsamling från företagets affärssystem och semi-strukturerade intervjuer så inhämtades nödvändig information till studien. Relaterat till klassificeringen så togs 17 grupperingar fram utifrån tre kriterier som härletts från informationsinsamlingen; relevans för sälj- och marknadsavdelningen, produktionsställe samtefterfrågemönster. För dessa grupperingar togs sedan prognoser på månadsbasis fram på tidigare årmed fem olika prognosmodeller; förra årets försäljning, tidsserie, regressionsmodell, tidsserie ochkvalitativa data samt regressionsmodell och kvalitativa data. Utifrån analys av prognosresultatenansågs en kombinerad prognosmodell bestående av en tidsseriemodell och kvalitativa data vara mest lämplig att prognostisera med. Detta då de kombinerade modellerna gav mer korrekta resultat och av de två kombinerade modellerna så ansågs denna modell enklast att nyttja för företaget. Det förväntade prognosfelet ligger i spannet 20 – 30 procent. För att förbättra prognosfelet rekommenderas en bättre kvalitativ prognos. För styrningsförslaget skapades rekommendationer kopplat till aspekterna informationsflöde, mått, ansvar och beslut. För aspekten informationsflödet rekommenderas det att en tvärfunktionell grupp skapas som genomför processen på månadsbasis. För aspekterna mått, ansvar och beslut så föreslås rekommendationer för hur mått, ansvarsområden och beslutsområden ska användas och fördelas. Detta på både övergripande och avdelningsspecifik nivå i företaget. En viktig rekommendation påövergripande nivå är att företagets alla relevanta avdelningar bör ta ansvar i framtagningen av en behovsplan. Slutligen så anses mycket av arbetets resultat även vara överförbart på liknande SVP-processer inom reservdelar, även om hänsyn måste tas till företags specifika omständigheDuring the last decades, the environment which manufacturing companies operates in has increased in complexity. This increased complexity pressures companies to implement strategies and methods to be able to manoeuvre in this environment and stay competitive. A tool which can help doing this is a so-called sales and operations planning process. Such a process contributes to create balance between supply and demand on an aggregated level by cross departmental cooperation. Onecompany which could profit from an SVP process is Väderstad AB. The company is experiencing difficulties related to planning the demand for spare parts. Thus, the purpose of this work is to create a groundwork for a sales and operations planning process for spare parts at Väderstad AB. Based on literature related to sales and operations planning, three areas were identified as extra relevant in the development of the groundwork for the process: classification of articles into groups, development of forecasts for the groups and a proposal of the management control concerning the aspects information flow, measures, responsibilities, and decisions. Via further literature studies, data from the ERP-system and semi-structured interviews, the necessary information for the study was gathered. Related to the classification process, 17 groups were formed based on three aspects which werederived from the information gathering process: relevancy for the sales and marketing department, place of production and demand pattern. For these groups, forecasts were created for each month for the last year with five different forecasting models: last year’s sales, time series, regression model, time series model together with qualitative data and regression model together withqualitative data. Based on the analysis of the forecast results, a combined model based on time series and qualitative data was considered the most beneficial model. This because the combined models gave more correct results and of the two combined models, the chosen model was considered the simplest for the company to use. The expected forecast error is about 20-30 percent. To improve the forecast error, it is recommended to improve the qualitative forecast. For the management control proposal, recommendations were created for the aspects information flow, measures, responsibilities and decisions. For the aspect information flow, it is recommended that a cross-functional team is created which execute the process monthly. For the aspects measures, responsibilities and decisions, recommendations are given on how measures, areas of responsibility and areas of decision-making should be used and divided. This on both a general and departmental level in the company. An important recommendation on a general level is that the company’s all relevant departments should take responsibility in the development of the demand plan. Finally, a lot of the results in the work is considered to be transferrable to similar SVP processes for spare parts, even though considerations must be taken to companies’ specific circumstances