Knowledge Transfer Between Project Managers and Procurers in Public Procurement of Construction Contracts

Offentlig upphandling av byggentreprenader är en komplex process som involverar både generell kompetens inom upphandling relaterad till upphandlingsförfaranden enligt Lagen om offentlig upphandling och kompetens inom projektledning för att välja entreprenadform, ersättningsform, samverkansform och för att utforma tilldelningskriterier. En utveckling av upphandlingen förutsätter att projektledare, och upphandlare, samarbetar och är involverade i utvecklingsprocessen. För att de två olika kunskapsområden ska integreras med varandra krävs det att socialisation sker mellan rollerna enligt SECI-modellen. Kunskapen behöver vidare överföras på en högre, organisatorisk nivå för att utveckla upphandlingsarbetet. En förutsättning är att kunskapen kodifieras för att, enligt SECI-modellen, kunna internaliseras av andra medarbetare inom en organisation. Syftet med detta arbete är att undersöka hur samarbetet mellan upphandlare och projektledare fungerar när det kommer till utveckling av det offentliga upphandlingsarbetet av byggentreprenader och hur kunskapsöverföring kan se ut i upphandlingsfasen. En fallstudie genomfördes med fyra upphandlande myndigheter med empiri som hämtades in genom semistrukturerade intervjuer med upphandlare och projektledare i de fyra olika fallen. En intervju med en representant från Upphandlingsmyndigheten genomfördes också för att undersöka hur de stödjer utvecklingsarbetet hos de upphandlande myndigheterna. Empirin analyserades med teorier om kunskapsöverföring och kunskapsintegration. Resultatet visade att samarbetet påverkas av hur centraliserad organisationen av upphandlingsfunktionen är. Ju mer centraliserad en organisation av upphandlingsfunktionen var desto färre tillfällen för kontakt verkade ske mellan rollerna. Detta kan leda till att processen socialisation inte sker i tillräckligt hög utsträckning vilket i sin tur kan påverka tillgången till kodifierad kunskap. Arbetet med kunskapsöverföring varierade mellan de fyra olika fallen och kan förklaras med att de har olika förutsättningar och resurser för att åstadkomma kunskapsöverföring på kollektiv nivå. Detta visar sig även i utnyttjandet av Upphandlingsmyndighetens stödfunktioner där interna resurser inom de upphandlande myndigheterna kan täcka detta behov av stöd. Däremot utnyttjades den kodifierade kunskapen i form av exempelvis kriteriedatabaser frekvent av samtliga upphandlande myndigheter i studien. Public procurement of construction contracts is a complex process that involves both general competence in procurement related to procurement procedures according to the laws of public procurement, and competences in project management to choose contract delivery form, payment form, collaboration form and to design the selection of supplier. A development of the procurement requires that project managers, and procurers, cooperate and are involved in the development process. In order for the two different areas of knowledge to be integrated with each other, it is required that socialization takes place between the roles according to the SECI model. The knowledge also needs to be transferred on a higher, organizational level to develop the procurement work. A prerequisite is that the knowledge is codified so that, according to the SECI model, it can be internalized by other employees within an organization. The purpose of this work is to investigate how the cooperation between procurers and project managers works when it comes to the development of the public procurement of construction contracts and how knowledge transfer can look like in the procurement phase. A case study was conducted with four contracting authorities and empirical data was obtained through semistructured interviews with procurers and project managers in the four different cases. An interview with a representative from The National Agency for Public Procurement was also conducted to investigate how they support the development of the contracting authorities. The data were analyzed with theories of knowledge transfer and knowledge integration. The results showed that the collaboration is affected by how centralized the organization of the procurement function is. The more centralized the organization is, the fewer opportunities of contact are taking place between the roles. This can lead to the socialization process not taking place to a sufficient extent, which in turn can affect the availability of codified knowledge. The work with knowledge transfer varies between the four different cases and can be explained by the fact that they have different prerequisites and resources for achieving knowledge transfer at a collective level. This is also evident in the utilization of the support functions of The National Agency for Public Procurement, where internal resources within the contracting authorities can cover this need for support. On the other hand, codified knowledge in the form of, for example, criteria databases are used frequently by all contracting authorities in the study