Konsulttityön ostolaskutusprosessin kuvaaminen ja kehittäminen

Tapaustutkimuksen tarkoituksena oli kuvata kohdeyrityksen konsulttityön ostolaskutukseen liittyvä prosessi sekä tunnistaa prosessin pullonkaulat, eli ns. kriittiset vaiheet. Kehittämistyön toimeksiantaja on kansainvälinen teknologiateollisuuden alalla toimiva yritys, joka käyttää ulkopuolista konsulttien ostopalvelua apuna projektiliiketoiminnassaan. Ostopalveluiden laskutus hoidetaan kohdeorganisaatiossa ostotilausten avulla. Tilauksia sekä niihin liittyviä laskuja hallinnoidaan sähköisessä taloushallinnon järjestelmässä SAP:issa. Lähtötilanteessa prosessia ei ollut lainkaan kuvattu. Työn toimeksiantaja halusi prosessinkuvauksen lisäksi selvittää prosessin ongelmia sekä tunnistaa prosessin kriittiset vaiheet. Tärkeimmät kehittämistyössä käytetyt laadulliset tutkimusmenetelmät olivat havainnointi ja haastattelut sekä laskujen hyväksyjille suunnattu kyselytutkimus. Prosessin mittaamisessa puolestaan hyödynnettiin kvantitatiivista dataa laskujen käsittely- ja läpimenoajoista. Kehittämistyössä selvitettiin ja kuvattiin konsulttityön ostoon liittyvien ostotilauksellisten laskujen prosessi. Prosessi hahmoteltiin ja prosessin syötteet sekä työvaiheet tunnistettiin. yksittäisissä työvaiheissa esiin nousevat ongelmat sekä ratkaisut analysoitiin. Analyysi johti muutoksiin prosessin työvaiheiden järjestyksessä sekä uusien sähköpostimuistutuksien lisäämiseen. Sidonnaisuudet muihin prosesseihin selvitettiin. Lopuksi prosessista tehtiin vuokaavio organisaaton omia ohjeita noudattaen. Prosessin toiminnan mittaamisessa ja arvioinnissa hyödynnettiin laskujen käsittelyaikoja ja toimeksiantajan omaa Key Performance Indicator -raporttia. Aineistoon otettiin neljän eri palveluntarjoajan ostolaskut vuosilta 2018 ja 2019. Käsittelyaikoja tarkasteltiin kvartaaleittain. Tarkastelusta kävi ilmi, että käsittelylle määritetyt tavoiteajat eivät toteutuneet. Lopuksi tarkasteltiin vielä laskujen maksamisen viivästyksiä. Analyysi osoitti, että vain noin 20 % aineiston ostolaskuista maksettiin ajallaan eräpäivään mennessä. Työn toimeksiantaja tulee jatkossa käyttämään prosessikuvausta sekä laskujen käsittelyajoista koostettua informaatiota omassa toiminnassaan sekä sen kehittämisessä