Digitaalisen vuosikellon luominen urheiluseuralle

Kehittämistehtävän tavoitteena oli laatia digitaalinen vuosikello verkostomaiselle urheiluseuralle. Seuran toiminta on ollut vuodesta toiseen hyvin samankaltaista, mutta sen laajuus ja organisaatio on viime vuosina kasvanut voimakkaasti. Asioiden johtamista ja organisointia on jo vakiintuneesti mielletty eräänlaista vuosisykliä toteuttavaksi, mutta siihen liittyviä asioita ei ole kyetty kokoamaan yhteen. Valmistuessaan vuosikellon on tarkoitus tukea tiedonhallintaa ja toimia tärkeiden asioiden muistuttajana. Toiminnallisuuksien vuoksi siitä puhuttaessa voidaan myös käyttää termiä toiminnanohjausjärjestelmä. Vuosikellon laatimiseen hankittava aineisto kerättiin seuran eri toimipisteissä järjestetyissä fokusryhmähaastatteluissa. Haastatteluilla saatiin tietoa seuran eri johtamiskäytänteistä ja työskentelykulttuureista. Lisäksi havainnoitiin haastatteluissa esiin nousseita jo olemassa olevia järjestelmiä ja muuta tietoa, jonka avulla pystyttiin luomaan vuosikelloon konkreettista ja käyttövalmista sisältöä. Käytännön digitaalisen vuosikellon alustaksi valikoitui Trello-ohjelmisto. Organisaatiolle sopiva Trello-rakenne ja toiminnallisuudet laadittiin kullekin toimipisteelle omiin kuukausinäkymiin. Vuosikellon käyttöönotto toteutettiin koulutuksena seuran ydinhenkilöstön kehityspäivillä, jossa järjestelmän käytännöllisyyksiä testattiin ohjatusti. Organisaation virallistetun toiminnanohjausjärjestelmän luominen ei ole yksinkertainen prosessi. Tapoja sen tekemiseen ja mieltymyksiä tiedonhallintaan on useita, mutta verkostomaisessa organisaatiossa keskeisistä yhteisistä käytänteistä voi olla hyötyä. Luottamus ja järjestelmän käyttöönotto olivat prosessin onnistumisen kannalta keskeisiä asioita. Onkin tärkeää pystyä osallistamaan henkilöstöä sille sopivalla tavalla ja luoda luottamuksellinen ilmapiiri, joka tukee järjestelmän kehitystä myös tulevaisuudessa