Lisääntyneen etätyöskentelyn vaikutukset esimiesten ja työntekijöiden vuorovaikutukseen

Etätyöskentely on lisääntynyt merkittävästi työskentelymuotona 2000-luvulla. Verohallinto alkoi tarjota etätyöskentelyä lähityöskentelyn rinnalle vuonna 2016. Etätyöskentelyä sai Verohallinnossa tehdä aluksi 1 - 3 päivää viikossa, mutta etätyöskentelyä laajennettiin koronapandemian myötä viiteen päivään viikossa vuoden 2020 maaliskuusta alkaen. Esimiesten ja työntekijöiden vuorovaikutus siirtyi tämän myötä kokonaan tai lähes kokonaan etäyhteydellä tapahtuvaksi. Verohallinnossa ei ollut tämän yllättävän muutoksen takia aikaa vakiinnuttaa etäyhteydellä tapahtuvan vuorovaikutuksen käytäntöjään. Tämä opinnäytetyö ei ole osana Verohallinnon virallista Opinnäytetyö-ohjelmaa, vaan on tehty tekijän omasta aloitteesta. Verohallinto toimii kuitenkin toimeksiantajana ja on kiinnostunut kuulemaan opinnäytetyön tutkimustuloksista. Tämän kehittämistyön tavoitteena oli selvittää, mitä kehittämiskohteita on etäyhteydellä tapahtuvassa esimiehen ja työntekijän välisessä vuorovaikutuksessa ja auttaa Verohallintoa muokkaa-maan käytäntöjään lisääntyneeseen etätyöskentelyyn sopivaksi. Tavoitteena oli myös tuottaa ratkaisuja löydettyihin kehittämiskohteisiin. Tuotettujen ratkaisujen tavoitteena oli tukea Verohallintoa jatkamaan etäyhteydellä tapahtuvaa esimiehen ja työntekijän vuorovaikutusta ja mahdollistamaan etätyöskentely työskentelymuotona viisi päivää viikossa. Lähestymistapana kehittämistyössä käytettiin tapaustutkimusta. Etätyöskentelyn, etäjohtamisen ja vuorovaikutuksen käsitteitä avattiin tietoperustassa ja kerrottiin, mitä esimiehen ja työntekijän vuorovaikutus etätyöskentelyssä on ja mitä työvälineitä siinä käytetään apuna. Esimiehet ja työntekijät pääsivät osallistumaan kehittämistyöhön kyselyn ja työpajan avulla. Kyselyssä esimiehiltä ja työntekijöiltä kysyttiin kehittämiskohteita etäyhteydellä tapahtuvaan kommunikointiin, yhteydenpitoon ja pakollisiin keskusteluihin sekä siihen, miten esimiehet voisivat kannustaa työntekijöitä ja ylläpitää heidän motivaatiotaan ja jaksamistaan. Työpajassa esimiehet ja työntekijät pääsivät työstämään ratkaisuja kyselyssä esille nousseisiin kehittämiskohtiin. Tässä kehittämistyössä esimiehet ja työntekijät kertoivat monia kehittämiskohteita etäyhteydellä tapahtuvaan vuorovaikutukseen. Suurimpia kehittämistä vaativia asioita olivat läsnäolon tunteen puuttuminen, eristäytyneisyys, harventunut yhteydenpito, Teams-pikaviestintäohjelman eri tilojen käytön ohjeiden riittämättömyys ja huono johtaminen. Työpajassa syntyi useita ratkaisuja, kuten molempien osapuolten aktiivisuus ja oma-aloitteisuus, avoin keskustelu, epävirallisten tapaamisten suosiminen sekä Teamsin eri toimintojen käyttö. Ratkaisujen löytäminen auttaa Verohallintoa vakiinnuttamaan käytäntöjään etäyhteydellä tapahtuvaan vuorovaikutukseen ja tukee sen jatkamista tulevaisuudessa