Projektipäällikön perehdyttäminen tapahtuma-alalla

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on tehostaa uuden projektipäällikön perehdyttämistä ja helpottaa perehdytysprosessia niin perehdyttäjän kuin perehdytettävän kannalta. Opinnäytetyön tarkoituksena on laatia kattava ja selkeä perehdytysopas toimeksiantajana toimineen Helena Riihitupa Oy:n uusille projektipäälliköille. Perehdytysopas sisältää tietoja yrityksestä, sen toimintatavoista sekä projektipäällikön työtehtävistä. Opinnäytetyö tarjoaa toimeksiantajalle tietoa perehdyttämisestä sekä valmiin perehdytysoppaan, jota on helppo muokata ja kehittää tulevaisuudessa. Työn teoriaosuudessa syvennyttiin perehdytykseen, perehdytyksen suunnitteluun ja seurantaan. Työn teoriaosuudessa käsitellään myös ihmisen kykyä oppia ja sitä, kuinka stressi vaikuttaa oppimiseen. Henkilöstön perehdyttäminen on yrityksen tärkeimpiä prosesseja, se koskee kaikkia ja siitä löytyy paljon tietoa. Tässä työssä on pyritty hyödyntämään mahdollisimman tuoretta kirjallisuutta aiheesta. Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsitellään perehdytyksen lisäksi projektipäällikön työtä ja vastuita sekä opinnäytetyön tutkimusmenetelmiä. Raportissa on kuvattu tarkemmin myös perehdytysoppaan laatimisprosessi. Tässä opinnäytetyössä sovelletaan laadullista tutkimusta; perehdytysoppaan laatimisessa on hyödynnetty teemahaastatteluja, joilla pyrittiin saamaan syvällisempi ymmärrys toimeksiantajan tarpeista ja odotuksista perehdytysopasta kohtaan. Työn toiminnallisen osuuden tuloksena syntyi perehdytysopas, joka toimii hyödyllisenä tukimateriaalina projektipäällikön perehdytyksessä. Oppaan sisältö kattaa yrityksen perustiedot, projektipäällikön työnkuvan, perehdytyksen yritysasiakkaisiin ja heidän sekä promoottoreiden kanssa toimimiseen. Opas sisältää myös tietoa tapahtumien järjestämisestä, käyttäytymisestä sosiaalisessa mediassa ja CRM-järjestelmän käytöstä. Perehdytysoppaan sisällysluettelo ja perehdytyksen tarkistuslista ovat tämän raportin liitteenä. Perehdytysopas on sisällysluetteloa lukuun ottamatta luottamuksellinen ja poistettu julkisesta raportista. Helena Riihitupa Oy:n perehdytysopasta tulee jatkossa ylläpitämään yrityksen operatiivinen johtaja. Jatkotutkimusaiheena tälle työlle voisivat olla yrityksen perehdytysprosessin suunnittelu tai perehdytysoppaan laatiminen promoottoreille.The objective of this study was to improve the new project manager’s orientation and make the orientation process easier for both the instructor and the new employee. Therefore, the purpose of this the thesis was to create a comprehensive and informative orientation guide for the new project managers of the commissioner Helena Riihitupa Oy. The orientation guide contained information about the company, its operations and guidelines for the project manager’s future job duties. This thesis includes an orientation guide which is easy to edit and develop further in the future. The theoretical section of the thesis explored orientation, orientation planning and tracking. The theoretical section of the work also included a person’s ability to learn and how stress affects to learning. Personnel orientation is one of the most important processes of the company. It applies to everything and there is a lot of information included on that. This work utilised the most recent literature that was available. In addition to the orientation, the theoretical part of the thesis covered the project manager’s work and responsibilities and the research methods of the work. The process of preparing the orientation guide is described in more detail in the report. The research method for this qualitative study was theme interviews which sought a deeper understanding of the commissioner needs and expectations for the orientation guide. An orientation guide was created as the result of the functional part of the work. It serves as a useful support material for the project manager’s orientation. The orientation guide contains basic information about the company, the project manager’s job description, orientation with business customers and working with them as well as promoters. The orientation guide also includes information how to organise events, how to behave in social media and how to use CRM system. Table of contents of the orientation guide and an orientation checklist are attached to this report. Rest of the orientation guide is confidential and has been removed from the public report. In the future the orientation guide will be maintained by the company’s Chief Operating Officer. Further research topics for this study could be the planning of an orientation process for the company or drawing up a guide for promoters