Kirjanpidon kontrollipisteet toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) vaihdoksessa

Suomessa ERP-projekti koskettaa vuosittain yli sataa organisaatiota. Projekti toteutetaan yleensä sovellustoimittajan tiiviissä ohjauksessa ja muille kuin projektiryhmän jäsenille jää yhteisestä projektista helposti sitoutumista heikentävä ulkopuolisuuden tunne. Sitoutumista ja muutokseen sopeutumista helpottaa etukäteissuunnittelu oman tehtäväkuvan kannalta. Taloushallinnon rooli on keskeinen ERP:n käyttöönotossa ja ylläpidossa, silti niiden tiiviistä suhteesta on ollut yleisesti saatavilla niukasti aineistoa. Tämän opinnäytetyön tarkoitus on tukea taloushallinnon organisaatioita ERP-vaihdoksissa ja käyttöönottojen suunnittelussa. Alatavoitteena on selvittää olennaiset kirjanpidon kontrollipisteet vaihdokseen liittyen, päätavoitteena on luoda lomake ohjaamaan kontrolleja ja niiden dokumentointia. Tässä raportissa ERP-vaihdosta on pyritty käsittelemään kirjanpidon moduulin näkökulmasta. Esimerkiksi vaihtoprojektiin oleellisesti liittyvät ohjelmistovalinta, käyttöönottotapa, prosessien muutostarpeet ja muutoksen johtaminen on rajattu pois. Opinnäytetyö on toiminnallinen ja laadullinen, ongelmanratkaisussa käytettiin lähestymistapana pääosin konstruktiivista tutkimusta, tutkimusmenetelminä havainnointia sekä dokumenttianalyysiä. Empiirisessä osassa käsitellään liiketoimintaprosesseja, ohjelmistoprojektien haasteita, kokemuksia ERP-projekteista, projektiin sitouttamista, taloushallinnon prosesseja ja rooleja sekä ERP:n liittymistä niihin. Lisäksi tarkastellaan kirjanpidon master dataa, kirjanpidon siirtoja, kontrolleja sekä sisäistä laskentaa. Tietojärjestelmät liittyvät kaikkiin liiketoimintaprosesseihin ja ERP voi olla osa kaikkia prosesseja. ERP-projekteissa on paljon haasteita, sitouttaminen ja koulutus ovat tärkeässä roolissa pyrittäessä luomaan loppukäyttäjille onnistuneen projektin tunne. Loppukäyttäjien mukanaolo projektissa alusta alkaen kasvattaa heidän asiantuntemustaan, asiantuntemuksesta saadaan suuri hyöty projektin läpiviennissä. Sitoutumista ja projektin toteutusta parantaa ymmärrys omasta roolista projektissa. Taloushallinnon rooli ERP:ssä on merkittävä ja laaja. ERP tukee tehokasta, luotettavaa ja lisääntyvää talousraportointia sekä taustalla olevia kirjanpidon prosesseja. Kirjanpidon ja taloudellisen raportoinnin oikeellisuuden varmentaminen on tärkeää, varmennusta tukee kontrollit, täsmäytys on yksi kirjanpidon tuttu kontrollimuoto. Kirjanpidon kontrollipisteitä ERP-vaihdoksessa ovat esimerkiksi tilikaudet, tositelajit, alv-koodit, seurantakohteet, organisaatiohierarkia, tilikartta, alkusaldot, päivä- ja pääkirja sekä tulos- ja taseraportti