Esihenkilön roolin määrittäminen

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on luoda esihenkilön roolikuvaus toimintaohjeen muodossa matriisiorganisaatiorakennetta soveltavaan yritykseen. Opinnäytetyö tehtiin työelämälähtöisenä kehittämistyönä keskisuureen kansainväliseen organisaatioon Schibsted Suomi Oy:hyn ajanjaksolla syyskuu – joulukuu 2020. Toimintaohjeeseen sisällytettiin esihenkilön roolin tarkoitus, keskeiset vastuut ja tehtävät. Roolikuvaukseen otettiin mukaan ne vastuut ja tehtävät, jotka ovat yhteneväisiä kaikkien esihenkilöiden kesken heidän asiantuntijuusalastaan tai muista johtamista sisältävistä rooleistaan riippumatta. Kehittämistyössä käytettiin konstruktiivista tutkimusotetta ja erilaisia palvelumuotoilun keinoja, kuten palvelumuotoilun tuplatimantti-prosessia ja yhteiskehittämistä. Menetelmien valinnalla haluttiin varmistaa, että prosessista tuli iteroiva, osallistava ja asiakaslähtöinen. Esihenkilön rooli määriteltiin kehitettävänä ’palveluna’ yritykseltä esihenkilöille, jonka kohderyhmänä on yrityksen 33 esihenkilöä. Tutkimusongelman ratkaisemiseksi tietoa kerättiin laadullisella kyselytutkimuksella ja yhteiskehittämisen työpajalla. Teoreettisessa viitekehyksessä käsiteltiin esihenkilötyötä matriisiorganisaatiossa sekä esihenkilön vastuita ja roolia organisaatiossa. Kehittämistyön lopputuloksena syntyi esihenkilön roolikuvaus, joka sisältää neljä vastuualuetta: arvoilla johtaminen, hyvinvoinnin tukeminen, kehittymisen mahdollistaminen ja työsuhteen elinkaaren kaikkien vaiheiden tukeminen. Kaikkiin vastuualueisiin kirjattiin niihin kuuluvat esihenkilön vastuulla olevat tehtävät. Esihenkilön roolin tarkoitukseksi määrittyi työntekijöiden täyden potentiaalin vapauttaminen. Roolikuvauksessa huomioitiin esihenkilötyön vaikutus yrityksen arvojen ja uusien henkilöstökäytänteiden käyttöönotossa sekä yrityskulttuurin ja työntekijäkokemuksen rakentamisessa. Lopputuloksessa huomioitiin myös esihenkilötyön tarpeiden kehittyminen muuttuvassa maailmassa. Toimintaohjemuodossa toteutettu esihenkilön roolikuvaus tukee esihenkilöitä rooliin perehdyttämisessä. Lisäksi roolikuvaus on arvolupaus työntekijöille esihenkilötyöstä ja lähijohtamisesta. Esihenkilön roolin toimivuutta voidaan jatkokehittää tutkimalla työntekijöiden tarpeita ja toiveita lähijohtamisesta. Toinen jatkokehittämisehdotus on tutkia esihenkilön roolin toimivuutta matriisiorganisaatiolle tyypillisen jaetun johtamisen näkökulmasta projektitiimin vetäjien kesken