Medical records at the National Hospital of Iceland: Present status and future prospects

To access publisher's full text version of this article, please click on the hyperlink in Additional Links field or click on the hyperlink at the top of the page marked DownloadINNGANGUR Markmið rannsóknarinnar var að kanna hvernig staðið væri að sjúkraskrármálum á Landspítala og skoða stefnumótun varðandi þessi mál meðal stjórnenda og starfsfólks. Rannsókn sem þessi hefur ekki áður verið gerð. Hún leggur til nýja þekkingu varðandi kerfisbundna skjalastjórn sjúkraskráa og fræðilegt gildi hennar felst í að kanna hvernig staðið er að viðkvæmum málaflokki út frá lagalegum sjónarmiðum og upplýsingaöryggi. Hagnýtt gildi rannsóknarinnar felst í því að hægt er að nýta niðurstöðurnar sem stöðumat á yfirstandandi verkefnum og áætlunum innan Landspítala. EFNIVIÐUR Beitt var eigindlegri aðferðafræði við gagnaöflun og greiningu og stuðst við margprófun og grundaða kenningu. Fyrirliggjandi rituð gögn voru skoðuð, viðtöl tekin, þátttökuathuganir framkvæmdar og loks var rýnihópur settur saman. Þó að ekki sé hægt að alhæfa um niðurstöðurnar gefa þær mikilvægar vísbendingar um ástand mála, ekki síst þar sem mettun virtist hafa náðst og ekki líklegt að viðbótargagnasöfnun hefði bætt við nýjum upplýsingum. NIÐURSTÖÐUR Rannsóknarniðurstöður sýna að unnið hefur verið ötullega að mótun og innleiðingu á upplýsingastefnu og aðgengisstefnu í samræmi við lög, reglur og alþjóðlega staðla og ljóst er að stjórnendur hafa sett sér háleit markmið. Þá hefur alþjóðleg vottun fengist innan heilbrigðis- og upplýsingatæknideildar varðandi upplýsingaöryggi. ÁLYKTUN Meginvandinn virðist vera tvíþættur: Í fyrsta lagi þyrfti yfirstjórn málaflokksins innan spítalans að vera skýrari og í öðru lagi hefur ekki tekist að afla nauðsynlegs fjár þannig að hægt sé að framfylgja markmiðum á árangursríkan hátt. Í ljós kom að skerpa þarf á stuðningi stjórnenda, bæta fræðslumálin til muna og efla öryggisvitund og ábyrgð starfsfólks í tengslum við sjúkraskrár.INTRODUCTION: The aim of the research was to examine the status of medical records at the National Hospital in Iceland. The aim was, furthermore, to examine the policy making regarding records among managers and other employees. A research such as this has not been undertaken previously. It provides new knowledge regarding the systematic management of medical records. The academic value of the research is the discovery of how sensitive records are being managed from a legal standpoint as well as information security. The practical value of the research is that its findings can be used as a status evaluation of ongoing assignments and plans within the National Hospital. SUBSTANCE: Qualitative research methods were used for the collection and analysis of the data supported by triangulation and grounded theory. Available written material was examined, interviews were conducted, and participant observations took place. Finally, a focus group was formed. Although the conclusions cannot be generalized, they do provide important indications regarding the state of records management, as a level of saturation was reached in the data collection, and it was deemed unlikely that additional data would have added information of significant value. RESULTS: The findings of the research show that important work has been undertaken to form and implement a policy regarding information and access to records in accordance with law, regulations and international standards. It is obvious that the managers have set themselves ambitious goals in this respect. Moreover, an international certification has been obtained within the health and information technology department regarding information security. CONCLUSIONS: The main problem seems to be twofold: First, a clarification of the administration and responsibility of health records is needed, and second that the hospital has not succeeded in securing enough funds in order to pursue established policies in an effective manner. It was revealed that top management support needs to be strengthened; training and education need improvement and the awareness of hospital staff of their responsibility regarding the security of medical records must be emphasized