Flow of information and interaction in the project group of a renovation project: a social network analysis

Tiedonkulku ja vuorovaikutus saavat rakennushankkeen onnistumaan, ja luottamus luo perustan hanketta johtavan ja suunnittelevan projektiryhmän yhteistyölle. Pienissä korjaushankkeissa ja varsinkaan niiden projektiryhmissä tiedonkulkua ei ole juuri tutkittu. Sosiaalinen verkostoanalyysi on pienten korjaushankkeiden analysoinnissa harvinainen työkalu, jonka vahvuus on näyttää hankkeen todellinen tiedonkulku virallisten roolien takana. Työn tavoitteena oli kuvailla ja määritellä pienen eli kuluiltaan noin alle kahden miljoonan euron korjausrakennushankkeen projektiryhmän välinen tiedonkulku ja siihen eniten vaikuttavat taustatekijät. Lisäksi arvioitiin, kuinka projektiryhmän keskinäinen vuorovaikutus, yhteistyö ja luottamus vaikuttavat tiedonkulkuun. Tavoitteena oli löytää keinoja, joilla pienten korjaushankkeiden tiedonkulkua voi parantaa. Tutkimuksessa tehtiin kirjallisuuskatsaus sekä tapaustutkimukset kolmesta hankkeesta. Kirjallisuuskatsauksen aiheita olivat pienten korjausrakennushankkeiden ominaispiirteet tiedonkulun ja vuorovaikutuksen kannalta, projektiryhmän määrittely, tiedonkulku projekteissa sekä luottamuksen ja yhteistyön vaikutus tiedonkulkuun. Tapaustutkimuksissa esimerkkihankkeiden projektiryhmien tiedonkulkua selvitettiin kyselyillä ja datan perusteella hankkeista tehtiin Gephi-ohjelmistolla sosiaaliset verkostoanalyysit. Haastattelut pidettiin kunkin hankkeen projektipäällikölle sekä toiselle hankkeen tiedonkulun kannalta keskeiselle hahmolle. Haastatteluiden ja verkostoanalyysien perusteella määriteltiin hankkeiden tiedonkululle keskeisimmät taustatekijät ja kartoitettiin keinoja tiedonkulun parantamiseksi. Tutkimuksen tuloksena määriteltiin pienten korjausrakennushankkeiden tiedonkulun esteet, jotka jakautuivat kahteen ryhmään. Ensinnäkin suurimman esteen tiedonkululle voivat muodostaa hankkeiden taustatekijät, kuten hankkeen urakkamuoto, aikataulu ja suunnitelmien valmiusaste. Toiseksi projektiryhmän hierarkia, luottamus ja sopivat kommunikoinnin tavat määrittelevät, onnistuuko hankkeen tiedonkulku. Ennalta määritellyssä tiedonkulun hierarkiassa projektipäällikön ja työnjohtajan kaltaiset keskeiset hahmot suodattavat turhaa tietoa pois. Ryhmän jäsenten välinen luottamus taas vähentää tarvittavan kommunikaation määrää, sillä luotetut henkilöt tietävät toistensa toimintatavat kysymättäkin. Tiedonkulkua voi edistää myös tilaajan ja rakennuttajakonsultin omalla esimerkillä, toimivilla vuorovaikutuksen käytännöillä ja luottamuksen kasvattamisella.Functional flow of information and interaction make a construction project succeed, and trust creates a base for the cooperation between the project group that leads and plans the project. Information flow in small construction projects and especially in their project groups has been hardly researched at all. Social network analysis (SNA) is a rarely used tool to analyse small renovation projects. It shows the actual flow of information behind the official project roles. The goal of the study was to depict and define the information flow between a small renovation project’s project group and its most influential background factors. A small project is defined to be under 2 M€. How the project group’s internal interaction, cooperation and trust affect the flow of information was also researched. The study aimed to find ways for improving the flow of information in small renovation projects. The study consists of first a literature study and case studies of three projects. Topics in the literature study were the following: the characteristics of small renovation projects affecting the projects’ information flow, definition of the project group, flow of information in construction projects and the effect of cooperation and trust to the flow of information. The case projects’ flow of information was studied with surveys and based on this data the social network analyses were created with Gephi software. Based on the social network analyses and the interviews, the most central factors for the projects’ flow of information were defined and ways for improving the flow of information were found. As a result of the study, the barriers of the flow of information in small renovation projects were defined. They divide into two groups. Firstly, the background factors, such as the contract form, schedule, and the readiness of the design, can act indirectly as the biggest barrier for the flow of information. Secondly, the project group’s hierarchy, trust and suitable ways of communication define if the project has a functional flow of information. In a defined information flow hierarchy, the central actors, such as the project manager or the site foreman, filter off the unnecessary information. Trust between the group members decreases unnecessary information flow as they know without asking how the others will act. The project manager’s and the client’s example, functional communication practices and increasing trust also promote the flow of information